Bolehkah Gmail digunakan sebagai penyelesaian percuma untuk keperluan meja bantuan syarikat anda?
Penyelesaian Meja Bantuan Tradisional
Beberapa penyelesaian mungkin termasuk Kayako eSupport atau IssueTrak, untuk penyelesaian percuma seperti Help Desk Lite. Senarai tapak yang dikenali sebagai Senarai Sumber Data Sumber Terbuka menyenaraikan (seperti yang anda mungkin telah menebak) penyelesaian meja bantuan sumber terbuka.
Umumnya, penyelesaian seperti ini mempunyai cara memasang email ke alamat e-mel tertentu terus ke dalam sistem tiket. Oleh itu, pelanggan menghantar e-mel, tiba di dalam kotak e-mel, kemudian dimasukkan ke dalam sistem tiket, memberikan nombor tiket dan duduk di barisan untuk dikendalikan oleh kakitangan syarikat.
Sekiranya ini merupakan alamat e-mel awam, ini membuka masalah spam. Dan penyelesaian pelayan-pelayan mungkin tidak mengendalikan spam masuk dengan baik.
OK, tapi Gmail?
Gmail memang, sistem e-mel berasaskan web percuma. Tetapi, ia mempunyai beberapa perkara yang berlaku untuknya:
- Ia percuma.
- Ia mempunyai pengesanan dan penapisan spam yang luar biasa
- Ia menyediakan cara yang hebat untuk mengatur dan melabel mesej masuk.
- Benang perbualan dikumpulkan secara automatik, menjadikan setiap permintaan mudah diikuti sehingga resolusi.
Jadi, Bagaimana Kami Menggunakan Gmail Untuk Ini?
Perkara pertama yang perlu anda lakukan ialah menilai keperluan perisian meja bantuan anda. Adakah anda mempunyai beberapa jabatan? Anda mesti mempunyai nombor tiket yang diberikan? Adakah anda memerlukan pengetahuan?
Jika anda memerlukan nombor tiket yang diberikan? Gmail tidak dapat membantu anda di sana. Begitu juga, Gmail tidak mempunyai cara tersenarai untuk membuat pengetahuan tentang pertanyaan masa lalu. Tetapi, itu tidak bermakna anda tidak boleh membuat FAQ anda sendiri atau knowledgebase secara berasingan.
Katakan anda ingin menggunakan Gmail. Buat akaun Gmail dan cuba gunakan nama untuk akaun yang bersifat deskriptif seperti yang anda boleh. Anda mungkin mahu membuat beberapa akaun Gmail supaya setiap jabatan di syarikat anda boleh memilikinya sendiri. Pilihan ini, sekali lagi, bergantung pada keperluan anda. Jika syarikat anda kecil, mungkin anda mempunyai satu orang yang memisahkan mesej masuk ke jabatan yang sesuai (seperti seorang setiausaha). Atau mungkin bilangan orang dalam kumpulan anda kecil, jadi anda hanya boleh bersetuju untuk menyusun mesej dalam akaun. Walau bagaimanapun, jika anda mempunyai banyak permintaan, anda mungkin ingin membuat beberapa akaun Gmail.
Anda akan mahu menyediakan notis bercuti di Gmail. Walau bagaimanapun, anda tidak akan menggunakannya sebagai notis bercuti. Anda akan menggunakannya sebagai pengakuan automatik tiket masuk. Cara memberitahu pelanggan anda bahawa, ya, mesej mereka telah diterima. Untuk menetapkan ini, pergi ke Tetapan. Pilih butang radio untuk menghidupkan responder bercuti, kemudian taipkan mesej yang anda mahu hantar.
Anda perlu menyediakan akaun e-mel di domain anda sendiri untuk tujuan bertindak sebagai alamat e-mel awam anda. Anda mungkin tidak mahu pelanggan menghantar e-mel kepada anda di alamat GMAIL.COM kerana ia mungkin menolak tanggapan tidak profesional. Oleh itu, sediakan akaun e-mel anda sendiri dan gunakan Gmail sebagai pelanggan e-mel anda untuk merebut e-mel daripada pelayan anda. Untuk melakukannya, pergi ke Tetapan -> Akaun. Di bawah "Dapatkan Mel Dari Akaun Lain", pilih "Tambah akaun mel lain". Anda akan mendapat pop timbul di mana anda boleh memasukkan alamat e-mel yang anda ingin lihat Gmail. Anda kemudian akan memasukkan nama pengguna, kata laluan dan alamat pelayan untuk sambungan POP3 ke akaun e-mel tersebut. Saya akan mengesyorkan agar anda memilih untuk mengeluarkan Gmail mesej dari pelayan sebaik sahaja dimuat turun ke Gmail.
Seterusnya, dan juga dari Tetapan -> Akaun tab, anda akan mahu membuat alamat e-mel yang dihantar oleh e-mel anda. Jika tidak, maka semua e-mel yang anda hantar dari Gmail akan mempunyai Gmail.com sebagai alamat kembali. Oleh itu, masukkan e-mel syarikat anda ke dalam Gmail sebagai entri di bawah "Send Mail As". Gmail akan menghantar kod pengesahan ke alamat e-mel ini. Ambil kod itu dari e-mel yang anda perolehi, masukkannya ke Gmail, dan dari saat itu anda boleh menghantar e-mel dari Gmail menggunakan akaun itu. Tetapkan alamat baru ini sebagai akaun e-mel lalai lalai anda.
Setelah itu dilakukan, tiada siapa yang akan dapat memberitahu anda menggunakan Gmail melainkan mereka menggali ke dalam tajuk e-mel.
Seterusnya, anda perlu menyediakan beberapa label yang akan anda gunakan untuk menyusun mesej. Mungkin label untuk setiap jabatan. Mungkin label sama ada mesej telah ditangani, dikemukakan, atau masih menunggu balasan. Label yang anda buat adalah terpulang kepada anda, tetapi pelannya terlebih dahulu kerana ia adalah label yang akan menjadikan Gmail menjadi platform yang teratur untuk mesej masuk dan bukannya satu pertanyaan besar.
Anda juga boleh menggunakan penapis Gmail untuk mengatur mesej anda lebih jauh lagi.
Bagaimanakah Pelanggan Mengehendaki Permintaan?
Kedua-dua pilihan utama akan menggunakan borang berasaskan web atau secara langsung menerbitkan alamat e-mel di laman web anda. Jelas sekali, jika anda menerbitkan alamatnya secara langsung, alamat itu kemungkinan besar akan diambil oleh labah-labah dan dimasukkan ke dalam senarai spam. Walau bagaimanapun, penapisan spam Gmail hebat dan anda tidak mungkin mendapat banyak spam ke dalam peti masuk anda.
Jika menggunakan borang, berhati-hati untuk tidak mengodkan baris subjek e-mel ke dalam e-mel. Keupayaan threading Gmail adalah salah satu perkara yang kuat yang menjadikannya penyelesaian meja bantuan yang baik dan garis subjek yang sama akan mengelompokkan semuanya menjadi satu benang. Jadi, bagaimanapun, anda melakukannya, pastikan pelanggan dapat membuat garis subjek sendiri ketika menghantar permintaan kepada anda.
Mari lihat di luar Gmail
Gmail hebat, tetapi penyelesaian lain Google juga menjadikan Google satu platform yang hebat untuk keperluan komunikasi perniagaan anda. Contohnya, menubuhkan akaun Gmail juga menyediakan akses untuk Kalendar Google (yang boleh digunakan sebagai kalendar syarikat serta peringatan tugas). Anda boleh menggunakan Dokumen Google untuk menyimpan dokumentasi mengenai cara menangani jenis permintaan tertentu yang mungkin diterima oleh pelanggan. Anda boleh menggunakan Sembang Google untuk bersembang di kalangan kakitangan. Anda boleh menggunakan Google Sites sebagai intranet korporat, menyimpan prosedur syarikat dan dokumentasi lain di sana di web. Google Groups boleh digunakan sebagai senarai e-mel peribadi untuk seluruh syarikat.
Oleh itu, anda dapat melihat, perkhidmatan percuma Google boleh membuat penyelesaian hebat untuk perniagaan kecil. Anda hanya perlu berfikir di luar kotak sedikit. ????
