Inbox Zero secara ringkas bermaksud bahawa pada akhir hari setiap mesej dalam peti masuk e-mel anda yang penting dihadiri, dan kemudian dipadam atau dipindahkan ke folder arkib.
Jika menyemak e-mel anda dengan kerap pada waktu siang, sama ada dari PC anda, komputer kerja atau telefon pintar, anda boleh menggunakan e-mel anda sebagai peringatan tugas yang mudah; bagaimana ia dilakukan adalah sangat mudah.
Langkah 1: Setiap kali anda mempunyai tugas yang perlu dilakukan, tulis dan hantar e-mel kepada diri sendiri. Anda mungkin tidak perlu memasukkan apa-apa dalam tubuh mesej dan hanya menggunakan baris subjek untuk menyenaraikan tugas yang perlu dilakukan.
Langkah 2: Apabila tugas itu selesai, hapuskan e-mel tersebut.
Itu sahaja. Tidak perlu mengacaukan dengan apl kalendar / penjadual atau letakkan senarai tugas di tempat lain yang mungkin akan anda lupakan. Hanya emel sendiri dan ia berfungsi hebat.
Penting: Ini hanya berfungsi jika anda menyimpan peti masuk anda secara "bersih" secara rutin.
Jika anda mempunyai segelintir mesej dalam peti masuk anda sekarang dan tinggalkannya di sana, maka kaedah Inbox Zero tidak akan berfungsi untuk anda. Sebelum memulakan e-mel sendiri peringatan tugas untuk melakukan sesuatu, anda perlu memindahkan semua surat anda ke folder lain terlebih dahulu.
Di Gmail ini mudah kerana terdapat ciri "Arkib", tetapi dalam sistem mel lain seperti Hotmail dan Yahoo! Mel, anda perlu membuat folder terlebih dahulu, kemudian pindahkan semua mel anda ke sana. Mujurlah ini sangat mudah.
Buat folder bernama Disimpan atau Diarkibkan , kemudian hanya pilih massa-mel semua surat lama anda dan pindahkan di sana, melainkan …
… anda mempunyai beribu-ribu e-mel dalam peti masuk anda. Jika itu berlaku, kemungkinannya anda tidak dapat mengalihkan semua e-mel anda sekaligus. Jika anda mencuba, sistem emel web kemungkinan besar akan "digantung" dan / atau mungkin meludahkan ralat pada anda.
Cara tindakan terbaik untuk mengambil di sini adalah dengan hanya memindahkan maksimum 500 hingga 1, 000 mesej pada satu masa ke folder Disimpan / Diarkibkan. Sekiranya anda tidak dapat melakukannya dengan mudah, inilah jalan penyelesaian untuk sistem e-mel yang menyenaraikan mesej "mengikut halaman" (yang hampir semuanya):
1. Dalam peti masuk, serlahkan mesej di bahagian atas senarai dengan mengambil tetikus anda dan letakkan semak dalam kotak semaknya. Jangan buka e-mel. Hanya pilih ia supaya ia diperiksa.
2. Tekan butang LamanDown (kadangkala dilabel sebagai Pg Dn ) pada papan kekunci anda 5 kali SLOWLY. Kira satu saat antara setiap halaman semasa melakukan ini. Tekan PageDown dan katakan "satu-seribu", kemudian PageDown lagi dan katakan "dua-seribu", dan lain-lain. Alasannya anda perlahan-lahan ini adalah kerana sistem webmail akan mengutip mesej untuk setiap halaman e-mel yang dilihat dan mengambil masa yang kedua sebelum semua baris subjek muncul. Jika anda menekan PageDown terlalu cepat, sistem e-mel akan mendapat "digantung". Ini berlaku tanpa mengira sistem webmail yang anda gunakan.
3. Tekan dan tahan SHIFT.
4. Single-klik kiri mesej terakhir di bahagian bawah halaman semasa e-mel yang anda lihat, kemudian lepaskan SHIFT.
Pada ketika ini anda harus mempunyai 5 halaman penuh e-mel yang dipilih.
5. Pilih fungsi webmail untuk mengalihkan mesej ke folder Disimpan / Diarkibkan. Di atas senarai mesej anda harus menjadi cara untuk memindahkan surat anda. Dalam Hotmail misalnya, ada pilihan yang boleh diklik "Move To". Dalam Yahoo! Mel ada ikon "pindah ke folder" (ia bersebelahan butang "Spam"). Gunakannya untuk mengalihkan mel anda ke folder Disimpan / Diarkibkan. Nota: Jangan cuba seret mesej ke folder secara langsung. Apabila anda mempunyai banyak mesej yang dipilih, perintah pemindahan biasanya tidak berfungsi, oleh itu mengapa kaedah butang disyorkan.
Ulangi langkah 1 hingga 5 hingga peti masuk anda dibersihkan, dan kemudian anda siap untuk mencuba kaedah Inbox Zero sejak peti masuk anda adalah "kosong kosong" dan bersedia untuk pergi.
Saya faham untuk sesetengah daripada anda ia mengambil masa untuk mengosongkan peti masuk dan mendapatkan semua mel anda ke dalam folder Disimpan / Diarkibkan, tetapi percayalah bahawa ia berbaloi - jika tidak ada sebab lain daripada membuat e-mel anda lebih mudah diurus.
