E-mel adalah sangat penting untuk bekerja pada abad ke-21, daripada berkomunikasi antara ahli pasukan untuk merancang beberapa projek bernilai beberapa bulan akan datang. Masalahnya, tentu saja, adalah bahawa pada zaman telefon pintar dan tablet, ia seolah-olah mustahil untuk memutuskan sambungan dari kerja untuk sebarang masa. E-mel pada telefon pintar anda pada asasnya adalah keperluan untuk kebanyakan syarikat, tetapi ini bermakna majikan anda boleh menghubungi anda pada dasarnya pada bila-bila masa. Semua orang patut berehat dari kerja dan masa dari e-mel, panggilan dan semua medium komunikasi yang kami dapati sukar untuk ditinggalkan. Sama ada anda bercuti atau hanya mahu masa yang berkualiti dengan keluarga atau rakan-rakan, menetapkan Outlook dari mesej pejabat adalah langkah pertama untuk meninggalkan kerja di belakang untuk seketika. Inilah cara untuk melakukannya.
Juga lihat artikel kami Dropbox Vs Google Drive - Mana yang lebih baik?
Mengapa mengganggu dengan mesej pejabat?
Menyediakan mesej pejabat mungkin tidak membuat boss anda bahagia, tetapi sekurang-kurangnya, ia akan membolehkan semua orang dalam komuniti kerja dan orang luar cuba menghubungi anda untuk komunikasi. Jadi mengapa penting untuk menubuhkan mesej pejabat? Nah, sebenarnya, ada beberapa sebab:
Adab baik untuk membiarkan rakan sekerja, pengurus dan pelanggan yang tidak dapat dihubungi untuk sesuatu masa. Ini benar terutamanya jika anda bercuti lebih lama daripada beberapa hari.
Ia profesional . Sekiranya seseorang memerlukan bantuan anda dengan sesuatu atau pelanggan mempunyai pertanyaan, memberitahu mereka bahawa anda tidak ada masa untuk membantu mereka. Mereka tahu mereka perlu menunggu sehingga anda kembali atau boleh mendekati orang lain. Kedua-dua membantu perniagaan dan anda.
Ia memberitahu orang ramai supaya tidak menyerang anda . Jika anda menetapkan mesej pejabat, orang tahu anda bercuti, mengambil masa peribadi atau apa sahaja. Mereka tidak mungkin memanggil atau SMS selepas itu.
Ia memberikan bos anda satu perkara yang kurang untuk mengeluh . Jika anda bekerja untuk bos yang menuntut dan ingin menarik balik, anda akan mendapat tentangan. Namun jika anda bermain permainan dan bertindak profesional, sangat sedikit yang dapat mereka lakukan dari perspektif disiplin.
Sekiranya ada satu perkara yang penting apabila ia berfungsi, ia memastikan anda sentiasa mewakili diri anda sebagai seorang profesional dalam erti kata yang paling menonjol.
Tetapkan Outlook dari mesej pejabat
Menetapkan mesej balasan pejabat berbeza sedikit bergantung kepada sama ada anda menggunakan Outlook 2016 atau lebih awal atau Outlook dalam Office 365. Saya akan menutup kedua-duanya.
Outlook 2016 dan lebih awal
Terdapat beberapa langkah dalam proses tetapi agak mudah dilakukan.
- Buat e-mel baru dan tulis jawapan pejabat anda. Termasuk Di Luar Pejabat dalam subjek tetapi meninggalkan destinasi kosong.
- Pilih Fail dan Simpan As.
- Simpan sebagai Templat Outlook di mana ia berkata Simpan sebagai jenis.
- Pilih Urus Peraturan & Isyarat dan pilih akaun yang anda hendak gunakan mesej itu.
- Pilih Peraturan Baru.
- Pilih Terapkan aturan pada mesej yang saya terima dan tekan Next.
- Pilih Di mana nama saya berada dalam Kotak dan tekan Seterusnya dan kemudian sahkan popup.
- Pilih balasan dengan menggunakan templat tertentu dan klik pautan teks di anak panah bawah.
- Pilih templat yang anda buat sebelum ini dan pilih Terbuka. Klik Seterusnya.
- Pilih kecuali jika ia adalah balasan automatik untuk mengelakkan menghantar balasan automatik kepada balasan auto. Klik Seterusnya.
- Berikan aturan nama yang bermakna dan pastikan Mengaktifkan peraturan ini diperiksa.
- Pilih Selesai dan kemudian OK.
Ini akan membuat balasan auto pejabat dan menetapkannya aktif. Walaupun proses ini menentukan akaun yang akan aktif, anda juga boleh menetapkannya aktif ke semua akaun e-mel. Apabila anda mematikan peraturan di langkah 11, di bawah anda mempunyai pilihan untuk memilih peraturan untuk menjadi aktif pada semua akaun. Dayakan ini jika anda perlu dan simpan.
Matikan Outlook daripada mesej pejabat
Apabila anda kembali dari bercuti atau apa sahaja yang anda lakukan, anda perlu ingat untuk mematikan autoreply anda.
- Pilih Fail dalam Outlook.
- Pilih Atur Peraturan & Isyarat dan pilih Peraturan E-mel.
- Pilih akaun dan hapus centang kotak di sebelah peraturan autoreply anda.
- Klik OK untuk menyimpan perubahan.
Sekarang anda secara rasminya kembali ke grind!
Sediakan mesej pejabat di Office 365
Akaun Office 365 menggunakan Exchange di mana akaun Outlook menggunakan POP, IMAP atau Exchange. Proses ini sebahagian besarnya sama tetapi cukup untuk menjamin langkahnya sendiri.
- Pilih Fail dan Balasan Automatik dari dalam Outlook.
- Pilih Hantar balasan automatik.
- Tetapkan skala masa jika anda suka. Ini berguna untuk jenis yang melupakan seperti saya yang meninggalkan autoreply mereka walaupun mereka kembali.
- Pastikan tab Di Dalam Organisasi saya aktif dan tambah mesej anda.
- Pilih Di Luar Organisasi Saya dan tambahkan mesej yang berkaitan di sana juga. Bergantung kepada siapa emel anda dari dunia luar, anda mungkin perlu menyemak Kenalan Saya hanya sebaliknya e-mel akan dihantar kepada semua orang, termasuk surat berita, pemberitahuan dan juga spam.
- Pilih OK sekali selesai untuk diaktifkan.
Proses ini agak pendek daripada pada Outlook 2016 tetapi hasil akhir adalah sama. Keupayaan untuk menetapkan skala masa adalah kemas dan sebagai pengguna Outlook 2016, saya berharap ciri itu dapat melangkah ke versi itu tidak lama lagi.
Matikan mesej pejabat anda di Office 365
Jika anda tidak mahu menggunakan pemasa, kembali awal atau perlu membatalkan pesanan pejabat anda, anda boleh.
- Buka Outlook dan pilih Fail.
- Pilih Balasan Automatik dan ketikkan peraturan keluar dari pejabat.
- Pilih Jangan hantar balasan automatik.
Ini akan menghentikan Pertukaran menghantar mesej dengan serta-merta supaya pastikan anda bersedia menjawab apabila anda melumpuhkannya.
Sekarang anda tahu bagaimana untuk menetapkan Outlook keluar dari mesej pejabat tidak ada alasan untuk tidak mengambil lebih banyak masa dari kerja. Nasib baik dengan itu!
