Tidakkah anda benci apabila anda mahu mengambil beberapa hari dan anda terus mendapat banyak e-mel dan panggilan telefon daripada pelanggan atau rakan sekerja? Pasti, anda mungkin membiarkan sebahagian daripada mereka tahu bahawa anda pergi, tetapi bagaimana jika mereka tidak menyemak peti masuk mereka?
Juga lihat artikel kami Cara Mengemukakan E-mel secara automatik di Outlook
Anda tidak boleh berkomunikasi dengan semua orang walaupun semasa anda bekerja, apalagi semasa waktu anda. Bagaimanapun, kemungkinan anda masih akan terkena e-mel yang berkaitan dengan pekerjaan walaupun ketika anda bercuti. Syukurlah, ada satu cara untuk membiarkan semua orang mengetahui bahawa anda tidak boleh didapati semasa tempoh masa tertentu.
Menyediakan Auto Responden
Sekiranya anda menggunakan Microsoft Outlook, terdapat satu kaedah yang sangat mudah untuk anda gunakan untuk mengekalkan orang dari belakang anda. Ia dipanggil Auto Responden. Apa yang penting ini adalah menghantar balasan pra-diprogramkan kepada sesiapa sahaja yang menghubungi anda semasa waktu anda.
Ini boleh ditubuhkan hanya minit, jam, atau bahkan hari atau bulan terlebih dahulu. Menghantar balasan automatik boleh memastikan bahawa anda tidak akan menerima berpuluh-puluh pemberitahuan e-mel yang berkaitan dengan kerja setiap hari, sama ada anda menghabiskan masa yang berkualiti dengan keluarga anda atau anda berada di pantai yang cerah.
Begini cara anda boleh menetapkan Auto Responder di Outlook dan matikannya apabila tidak diperlukan lagi.
Persediaan Balasan Automatik
- Klik pada butang Hantar Balasan automatik.
- Semak Hanya Kirim Semasa Pilihan Julat Masa ini di dalam kotak semak.
- Masukkan tarikh mula dan tarikh tamat untuk memberikan jawapan automatik anda parameter yang diperlukan. Gunakan masa Mula dan Masa akhir apabila melakukan ini.
Anda mungkin perasan bahawa terdapat dua tab:
- Di dalam Organisasi Saya
- Di luar Organisasi Saya
Mengklik pada medan Dalaman Dalam Saya akan meminta semua balasan automatik dihantar ke alamat e-mel yang didaftarkan kepada organisasi yang anda bekerja (misalnya universiti atau syarikat anda). Apa yang perlu anda lakukan ialah mengetik mesej anda dan klik OK untuk menyimpannya.
Pilihan Organisasi Luar Saya adalah untuk alamat e-mel luaran. Berikut adalah cara anda boleh menggunakannya untuk membuat balasan automatik:
- Pertama, pilih tab Organisasi Luar Saya.
- Semak pilihan Auto-Balas untuk orang di luar organisasi anda. Ini boleh ditetapkan untuk menghantar e-mel kepada kenalan peribadi sahaja atau kepada semua orang di luar organisasi.
- Masukkan mesej dalam kotak teks dan editnya dengan mengikut cara yang anda mahukan.
- Tetapkan masa mula dan masa tamat seperti yang anda lakukan untuk balasan dalaman.
- Klik OK untuk menyimpan mesej.
Bagaimana pula dengan Proses Penolakan?
Untuk menyahaktifkan balasan daripada pejabat anda, anda perlu mengikuti prosedur yang mudah. Pertama, anda perlu klik pada tab Fail, kemudian tab Maklumat, dan kemudian butang Balasan Automatik.
Anda akan diberikan dua pilihan untuk tandakan:
- Jangan hantar balasan automatik
- Hantar balasan automatik
Memilih pilihan pertama dan ciri balasan automatik akan dimatikan. Anda perlu melakukan ini untuk balasan dalaman dan luaran.
Firman Akhir
Perhatikan bahawa jika anda ingin meneruskan menghantar balasan automatik kepada orang, anda perlu menetapkan tarikh dan masa yang baru. Jika ciri dimatikan, anda perlu menjejaki semula langkah penyahaktifan dan pilih pilihan Hantar Send Automatic Replies. Ini akan membolehkan anda mengedit medan jarak masa sekali lagi serta menetapkan mesej keluar.
