Adakah anda sering mendapati diri anda perlu menaip satu e-mel beberapa kali berturut-turut supaya anda boleh menghantarnya secara individu ke beberapa kenalan? Jika ya, auto-responder boleh menjadi penyelesaian yang hebat. Ia membolehkan anda menetapkan jawapan automatik yang akan dihantar sebagai jawapan kepada semua mel masuk.
Terdapat banyak situasi di mana ini mungkin berguna. Sekiranya anda di luar pejabat, sama ada untuk rehat makan tengahari atau bercuti, ini boleh menjadi cara yang baik untuk bertindak balas terhadap mel tanpa perlu berbuat apa-apa.
Bagaimanakah ia berfungsi?
OS X Mail menggunakan peraturan dan kriteria e-mel yang berbeza untuk menghasilkan balasan automatik. Jika anda menyediakan semua parameter dengan betul, anda boleh mempunyai cara yang sangat fleksibel untuk membalas mel masuk apabila anda berada jauh dari peranti anda.
Anda boleh menetapkan pelbagai kriteria yang perlu dipenuhi agar mesej dihantar. Anda boleh memilih untuk bertindak balas terhadap semua mel atau hanya alamat khusus yang anda masukkan. Di samping itu, anda juga boleh membuat mesej yang berbeza untuk kategori penghantar yang berbeza, supaya setiap orang menerima respons yang sesuai.
Cara Menyediakan Auto-Responder
Mujurlah, menubuhkan ciri ini bukan perkara yang sukar untuk dilakukan. Pasti, ia mungkin terdengar rumit pada mulanya, tetapi yakinlah bahawa anda boleh melakukan ini walaupun anda bukan orang yang cerdas teknologi. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu anda ikuti:
- Buka apl Mel, kemudian pergi ke menu 'Mel' dan pilih 'Keutamaan'.
- Sebaik sahaja anda melihat tab 'Peraturan', klik pada 'Tambah Peraturan'.
- Di bawah 'Penerangan', tulis nama auto-responder dengan cara yang membolehkan anda dengan mudah membezakannya daripada yang lain. Sebagai contoh, anda boleh menaip 'Percutian Auto Percutian'.
- Pilih kriteria yang perlu dipenuhi. Anda boleh memilih sama ada semua kriteria perlu dipenuhi atau hanya satu atau lebih yang anda tetapkan.
Kriteria yang anda tetapkan akan menentukan penerima balasan automatik. Sebagai contoh, anda boleh memilih 'Setiap Mesej' untuk membalas semua mel masuk dengan mesej yang sama. Anda juga boleh menetapkan alamat tertentu dengan menaip alamat e-mel yang anda ingin membalas.
Selain itu, anda boleh memilih kenalan anda, penghantar sebelumnya atau VIP sebagai penerima balasan automatik.
- Di bawah 'Buat tindakan berikut', pilih 'Balas untuk Mesej' dan kemudian klik pada 'Balas mesej teks'.
- Apabila menaip mesej, pastikan anda memasukkan semua maklumat yang diperlukan. Jika anda sedang bercuti, beritahu orang apabila mereka boleh mengharapkan panggilan daripada anda. Jika anda tidak menetapkan kategori tertentu penerima, pastikan anda tidak mendedahkan maklumat peribadi terlalu banyak.
- Apabila anda berpuas hati dengan mesej anda, klik 'OK'. Jika aplikasi itu meminta anda 'Adakah anda mahu menggunakan peraturan anda untuk mesej dalam peti mel terpilih?' pilih 'Jangan Terapkan', kerana ini akan mencegahnya daripada menghantar ratusan balasan email ke perbualan yang ada.
Selepas selesai, anda boleh menghantar e-mel kepada anda untuk memastikan bahawa auto-responder berfungsi. Jika anda mahu, anda juga boleh membuat peraturan yang lebih kompleks dengan tarikh tertentu, mel dari domain yang dipilih, dan banyak lagi.
Cara Nonaktifkan Responden Auto
Sekiranya anda tidak memerlukan auto-responder lagi, anda boleh mematikannya hanya dengan beberapa klik. Inilah yang perlu anda lakukan:
- Dalam apl Mel, pergi ke 'Mel' dan kemudian klik pada 'Keutamaan'.
- Pergi ke 'Peraturan' dan nyahtandakan kotak di sebelah auto-responder yang anda buat.
Jika anda tidak melakukan ini, auto-responder akan tetap aktif selagi ia diaktifkan dan aplikasi Mel dibuka. Ini boleh menimbulkan kekeliruan, jadi pastikan anda melumpuhkan ciri ini sebaik sahaja anda yakin bahawa anda tidak memerlukannya lagi.
Firman Akhir
Auto-responder adalah ciri yang hebat yang menjadikan mel sajuk pengendalian lebih mudah. Sekiranya anda mengikut langkah yang diterangkan di atas, anda seharusnya tidak mempunyai masalah yang membolehkannya pada Mac anda. Sebaik sahaja anda melakukannya, anda boleh menikmati jauh dari e-mel anda dan biarkan aplikasi melakukan kerja.
Walaupun ia digunakan secara meluas untuk kerja, ciri ini boleh menjadi sangat berguna untuk mel peribadi juga. Selain hanya auto-responder, terdapat banyak peraturan dan kriteria berguna lain yang boleh anda gunakan. Anda boleh memilih untuk memadamkan mel secara automatik, melakukan tindakan tertentu pada tarikh tertentu, menghantar pesanan tertentu secara automatik, dan banyak lagi.
Rasa bebas melalui semua peraturan yang ada untuk mencari mereka yang akan membolehkan anda mengautomasikan e-mel anda dengan cara yang paling sesuai dengan keperluan anda.
