Bagaimana menetapkan tarikh tamat tempoh untuk dikongsi fail pemacu google

Jika anda menggunakan G Suite - Set aplikasi berbayar Google yang termasuk Gmail, Dokumen, Drive, dan Kalendar untuk organisasi - maka anda boleh menggunakan ciri yang kurang dikenali yang membolehkan anda menetapkan tarikh tamat tempoh untuk berkongsi fail Google Drive. Keupayaan untuk menetapkan tamat tempoh pada fail yang dikongsi adalah berguna untuk berkongsi data sementara dengan pasukan lain atau kontraktor luar tanpa memberikan akses yang tidak terbatas kepada mereka. Ia juga bagus untuk berkongsi draf projek-projek kerjasama, supaya anda dapat memastikan bahawa tiada seorang pun di dalam pasukan anda secara tidak sengaja mengakses salinan data anda yang belum selesai.
Anda boleh secara manual berkongsi file, secara manual, tetapi anda perlu ingat untuk melakukannya untuk setiap fail yang dikongsi. Jika anda berkongsi banyak fail dengan banyak orang yang berbeza, ini dengan cepat menjadi tidak praktikal, dan di sinilah menetapkan tarikh tamat tempoh automatik apabila anda mula berkongsi fail yang benar-benar berguna. Jadi, inilah cara menetapkan tarikh tamat tempoh pada fail Google Drive yang dikongsi.

Batasan Tarikh Tamat Tempoh untuk Berkongsi Google Drive Files

Pertama, mari kita jelaskan bahawa ciri tarikh luput automatik pada masa ini hanya tersedia untuk pengguna perkhidmatan G Suite berbayar. Ini tidak tersedia untuk pengguna akaun Google percuma atau yang masih pada edisi percuma G Suite edisi percuma.
Juga ambil perhatian bahawa batasan di atas hanya berkaitan dengan keupayaan untuk menetapkan tarikh tamat Google Drive yang dikongsi. Pengguna yang anda perkongsian fail dengan tarikh tamat tempoh tidak perlu mempunyai akaun G Suite berbayar atau menjadi sebahagian daripada organisasi G Suite anda (walaupun anda perlu memastikan mereka mempunyai kebenaran yang betul untuk fail yang dikongsi anda, dibincangkan lebih lanjut di bawah).

Menetapkan Tarikh Tamat Tempoh untuk Fail Google Drive Dikongsi

Untuk bermula, log masuk ke Google Drive anda, pastikan anda menggunakan akaun G Suite yang betul.

Sebaik sahaja anda log masuk, cari fail yang ingin anda kongsikan dan klik kanan (atau klik Kawalan untuk pengguna Mac) pada fail tersebut. Pilih Kongsi dari menu yang muncul.

Sebagai alternatif, jika anda sudah mempunyai fail terbuka, anda boleh mengklik butang Kongsi di penjuru kanan sebelah atas.

Dengan kaedah sama ada, bahagian baru dengan tetingkap lain akan muncul. Sekiranya dokumen itu telah dikongsi tanpa tarikh luput dengan kenalan yang sedia ada, klik pada Teks Dikongsi dengan … di bawah kotak masuk. Sekiranya anda perlu berkongsi dokumen untuk kali pertama, masukkan nama kenalan atau alamat e-mel pengguna yang dikehendaki, pastikan keizinan mereka ditetapkan kepada Edit atau bawah (anda tidak boleh menetapkan tamat tempoh bagi pengguna yang ditetapkan dengan Pemilik - keizinan tingkat).

Sebaik sahaja anda mempunyai fail yang dikongsi dengan pengguna yang sesuai, klik Dikongsi dengan teks di atas atau butang Lanjutan di sudut kanan bawah. Dari senarai pengguna yang muncul, hover kursor anda ke atas salah satu pengguna dan anda akan melihat ikon jam randik / jam muncul.

Klik ikon itu dan kemudian pilih tempoh tamat tempoh yang diingini dari menu lungsur di sebelah Akses tamat:

Terdapat pilihan default 7 dan 30 hari, tetapi anda boleh memilih Tarikh Custom untuk memasukkan tarikh tamat tempoh yang anda inginkan. Satu-satunya kaveat adalah bahawa tidak ada keupayaan untuk menetapkan waktu tamat tertentu. Fail ini akan sentiasa tamat pada masa ia dikongsi pada tarikh yang ditetapkan.
Sebaik sahaja anda selesai, pastikan anda klik butang Simpan perubahan biru untuk membolehkan tarikh tamat tempoh automatik. Setelah tarikh itu tercapai, pengguna anda tidak akan lagi mempunyai akses ke fail tersebut. Untuk mengelakkannya daripada memuat turun dan menghindari tetapan tamat tempoh anda, pastikan bahawa keizinan mereka ditetapkan sama ada Lihat atau Komen dan kemudian tandakan kotak di bahagian bawah tetingkap perkongsian yang dilabelkan Lumpuhkan pilihan untuk memuat turun, mencetak, dan menyalin untuk pengulas dan penonton .

Anda boleh menyesuaikan atau membatalkan masa tamat perkongsian dengan kembali ke menu ini, mengklik ikon jam sekali lagi, dan kemudian klik Batalkan tamat tempoh .

Saya Mempunyai Suite G Tetapi Saya Tidak Lihat Ikon Jam

Jika anda mengikuti langkah-langkah ini pada akaun anda tetapi anda tidak melihat ikon jam / jam randik seperti yang diterangkan di atas, maka kemungkinan anda tidak mempunyai akaun G Suite yang kompatibel. Seperti yang dinyatakan sebelum ini, sayangnya Google menghalang penciptaan tarikh tamat fail bersama kepada pengguna perkhidmatan G Suite semasa.
Malangnya, Google tidak begitu jelas tentang perubahan dalam perkhidmatannya selama ini, jadi walaupun anda mempunyai akaun G Suite, ia mungkin telah dibuat di bawah perkhidmatan "G warisan" Google dan tidak sesuai dengan ini ciri. Membingungkan, bukan?
Tetapi ingat, anda hanya memerlukan akaun G Suite moden untuk membuat tarikh tamat tempoh bagi fail yang dikongsi. Selagi anda mempunyai akaun yang serasi, anda boleh berkongsi dan mengkonfigurasikan tarikh luput untuk sebarang jenis akaun Google, baik di dalam maupun di luar organisasi anda.