Jika organisasi anda menggunakan Google Docs atau G Suite atau anda bekerja dengan organisasi yang melakukannya, mengetahui siapa yang melihat dokumen dan kapan maklumat berguna. Dari memastikan semua orang membaca draf, terma dan syarat, penyerahan, dasar dan prosedur terbaru anda, atau beberapa dokumen penting lain, dapat melihat siapa yang melakukan apa dan kapan merupakan bahan penting dalam sebarang situasi di mana akauntabiliti adalah penting.
Lihat juga artikel kami Cara Pasang Font Custom untuk Dokumen Google
Sehingga baru-baru ini, anda tidak dapat melihat siapa yang melihat Dokumen Google anda. Anda dapat melihat siapa yang menyuntingnya tetapi bukan siapa yang membacanya sahaja. Jika mereka tidak menyimpan, mengedit atau meninggalkan komen, anda tidak tahu sama ada orang tertentu membaca versi terkini dokumen sama sekali. Selain itu, kerana anda boleh berkongsi Google Docs dengan keizinan baca sahaja, anda boleh berkongsi dokumen itu dengan beberapa orang dengan niat mereka menyemak dokumen itu tetapi tidak membuat sebarang perubahan.
Sekarang, jika anda bekerja dalam organisasi, anda boleh mengkonfigurasi perkara supaya anda dapat melihat siapa yang melihat Dokumen Google anda. Anda masih tidak dapat melihat siapa yang melihat Dokumen Google anda jika anda menggunakan Google Doc dalam versi percuma Google Apps.
Google baru-baru ini menambahkan keupayaan untuk melihat siapa yang melihat Dokumen Google anda ke G Suite, yang termasuk Google Apps dan hosting e-mel yang boleh dipercayai. G Suite sangat popular dengan perniagaan kecil dan sederhana yang ingin menyediakan hosting e-mel untuk nama domain syarikat.
Monitor Aktiviti G Suite
Jika anda menggunakan G Suite dalam organisasi dan anda telah berkongsi Dokumen Google dengan orang lain untuk kolaborasi atau hanya untuk membaca dokumen, anda boleh menggunakan Monitor Aktiviti untuk melihat "sejarah paparan" fail Dokumen Google.
- Buka Dokumen Google yang mana anda ingin melihat sejarah paparan
- Kemudian klik pada ikon anak panah menaik ke atas di sebelah kanan atas atau pergi ke menu tarik turun Alat
- Buka Monitor Aktiviti
- Seterusnya, klik pada Semua penonton untuk tab organisasi anda
Proses ini akan membolehkan anda mengesan pandangan dalam dokumen, termasuk tarikh dan masa pandangan terakhir untuk setiap penonton. Sekiranya anda tidak melihat pilihan sejarah paparan dalam Dokumen Google anda mungkin bermakna anda telah melog masuk ke versi percuma Google Docs yang disertakan bersama setiap akaun Google Apps yang anda dapat dengan akaun Gmail.
Penonton dan Komen Trend
Di samping melihat siapa yang melihat Dokumen Google anda dan apabila Monitor Aktiviti juga membolehkan anda melihat trend semasa orang melihat atau mengulas pada dokumen anda.
Trend Penonton - menunjukkan kepada anda carta bar bilangan penonton unik sepanjang tempoh masa yang anda pilih dari 7 hari hingga "sepanjang masa"
Trend Komen - menunjukkan carta bar trend komen sepanjang tempoh masa dari 7 hari ke "sepanjang masa"
Matikan Sejarah Lihat
Anda boleh mematikan ciri ini jika anda menggunakan fail sulit atau sesuatu yang tidak digunakan oleh orang ramai. Walaupun ia tidak menambah privasi, ia adalah tetapan untuk menetapkan minda dengan selesa.
- Buka Dokumen Google
- Klik pada anak panah arah menaik di sebelah kanan atas dokumen anda atau pergi ke Alat dari menu tarik turun
- Buka Monitor Aktiviti
- Di bawah Penetapan Dokumen, togol Paparkan sejarah paparan saya untuk mematikan dokumen ini
Lihat siapa yang menukar Dokumen Google anda
Mengira pandangan berguna untuk akauntabiliti dan untuk memastikan orang yang anda hantar dokumen untuk benar-benar membacanya tetapi kawalan versi adalah lebih penting. Terutamanya jika anda bekerja dalam industri yang dikawal selia. Kawalan versi adalah sesuatu yang telah dilakukan oleh Dokumen Google untuk sementara waktu dan akan menunjukkan siapa yang telah mengedit dokumen, menyimpan atau membahagikannya.
Sekiranya anda berminat dengan kawalan versi atau ingin memastikan tiada siapa yang membuat perubahan, mereka tidak perlu mengunci fail itu, anda boleh mengetahui.
- Buka Dokumen Google yang ingin anda lacak
- Pilih Sejarah Fail dan Versi
- Pilih Lihat Sejarah Versi
Tetingkap slider sepatutnya muncul di sebelah kanan skrin anda yang menunjukkan setiap simpan dan edit untuk dokumen yang dipersoalkan. Bergantung pada bagaimana anda mempunyai set G Suite atau Dokumen Google, anda juga boleh melihat data ini dengan memilih pautan 'Terakhir edit …' di bahagian atas dokumen. Ia membawa anda ke tempat yang sama.
Dalam tetingkap slaid itu, anda juga harus mempunyai pilihan untuk melihat versi sebelum dokumen tersebut sebelum pengeditan dibuat. Ini adalah penting untuk kawalan versi kerana anda mempunyai jejak audit tentang perubahan yang dibuat, kapan dan oleh siapa. Ia juga berguna jika anda membuat beberapa perubahan, tidur di atasnya, menukar fikiran anda dan mahu menggulungnya kembali.
Lihat siapa yang telah berkongsi Dokumen Google anda
Anda juga boleh melihat siapa yang telah berkongsi Dokumen Google anda dan kapan. Anda juga boleh melihat tetapan perkongsian supaya anda dapat mengawal akses yang lebih baik ke dokumen anda.
- Buka Google Drive dan pilih ikon bulat 'i' di bahagian atas sebelah kanan
- Pilih Aktiviti dari gelangsar yang muncul di sebelah kanan
Anda harus melihat sama ada Dokumen tersebut telah atau telah dikongsi, yang terakhir menyunting dokumen dan apabila tindakan terakhir diambil kepadanya. Ia ringkas tetapi memberitahu anda apa yang anda perlu ketahui.
Anda juga boleh menyemak dari dalam dokumen dengan memilih Bahagian. Nama individu akan muncul dalam tetingkap pop timbul. Sekiranya terdapat ramai orang, pilih nama dan senarai semua nama akan muncul.
Itulah cara untuk melihat siapa yang melihat Dokumen Google anda, menukarnya, berkongsi atau berinteraksi dengannya dalam apa cara sekalipun. Ia hanya berfungsi untuk G Suite dan Dokumen Google yang didaftarkan kepada organisasi dan bukan individu tetapi ia berfungsi!
