Menguruskan dokumen adalah salah satu perkara yang paling penting dalam SharePoint. Dalam perniagaan, dokumen sering berubah perkara. Mereka boleh bermula di OneDrive for Business dan berakhir di Tapak Pasukan organisasi. Dokumen sering menukar lokasi supaya mengetahui selok-belok dokumen yang bergerak di SharePoint adalah kritikal.
Pelbagai cara untuk melakukannya
Pautan Pantas
- Pelbagai cara untuk melakukannya
- 1. File Explorer
- 2. Pindah ke / Salin ke
- 3. Menguruskan Kandungan dan Struktur
- 4. Pengatur Kandungan
- 5. Alat Migrasi SharePoint
- 6. Produk Pihak Ketiga
- 7. Penyelesaian Tersuai
- Pilih Kaedah Anda
Setiap orang yang telah bekerja di SharePoint tahu bahawa terdapat banyak cara untuk mendapatkan tugas tertentu. Dokumen bergerak tidak terkecuali. Sama ada anda akhirnya menggunakan Fail Explorer atau Alat Migrasi bergantung kepada beberapa faktor, seperti bilangan dokumen yang dipindahkan, kepentingan pengekalan sejarah versi, metadata, dan banyak lagi.
1. File Explorer
Untuk memindahkan dokumen menggunakan File Explorer, buka kedua-dua perpustakaan dokumen sasaran dan sumber (tidak kira sama ada tapak yang sama). Pilih File Explorer dalam menu drop-down. Ini membuka pandangan peneroka untuk setiap perpustakaan. Gunakan drag - & - drop untuk memindahkan item antara dua pandangan explorer.
Anda boleh memindahkan kedua-dua folder dan fail dan mengekalkan jenis kandungan jika kedua-dua lokasi sumber dan sasaran mempunyai jenis kandungan yang ditetapkan. Kaedah ini juga mengekalkan metadata tersuai jika kedua-dua sumber dan lokasi sasaran ditakrifkan menggunakan metadata yang sama.
Walau bagaimanapun, proses itu manual dan lebih banyak salinan daripada langkah, yang bermaksud bahawa anda perlu memadamkan item sumber selepas bergerak. Ia tidak menyimpan sejarah versi atau yang dibuat, dicipta oleh, diubahsuai, dan diubahsuai oleh hartanah.
2. Pindah ke / Salin ke
Walaupun berguna dan mudah, Pindah ke dan Salin ke arahan hanya tersedia di SharePoint Online. Pilihan ini membolehkan anda memindahkan dokumen dari OneDrive for Business atau SharePoint ke destinasi di SharePoint atau OneDrive. Pilih fail dan klik salah satu daripada kedua-dua perintah. Opsyen Pindah ke akan memindahkan dokumen anda dengan perlindungan metadata dan sejarah versi ke folder lain dalam pustaka yang sama, ke perpustakaan lain, atau ke tapak lain.
Kaedah ini sesuai untuk pengguna akhir, kerana ia mudah dan mudah. Ia membolehkan anda menyalin dan memindahkan kedua-dua fail dan folder. Yang terbaik ialah ia mengekalkan jenis kandungan, sejarah versi metadata tersuai, dan yang dicipta, dicipta oleh, diubahsuai, dan diubah suai oleh sifat. Salinan untuk memerintahkan, bagaimanapun, hanya mengekalkan versi yang paling terkini - kelemahan utama adalah jelas fakta bahawa kaedah ini adalah eksklusif kepada SharePoint Online.
3. Menguruskan Kandungan dan Struktur
Jika anda mendayakan ciri infrastruktur penerbitan SharePoint Server, anda akan dapat melihat pautan Urus Kandungan dan Struktur apabila anda menavigasi ke Pentadbiran Laman . Menggunakan ciri ini, anda boleh memindahkan / menyalin dokumen. Ini adalah salah satu hacks yang terbaik yang akan membantu anda memindahkan beberapa dokumen pada masa yang sama sambil mengekalkan sejarah versi, dicipta, dicipta oleh, diubahsuai, dan dimodifikasi oleh sifat. Jenis kandungan dan metadata juga dikekalkan menggunakan kaedah ini.
Walau bagaimanapun, anda perlu menghidupkan ciri penerbitan. Walaupun begitu, anda tidak akan dapat memindahkan folder berganda. Mungkin kelemahan terbesar kaedah ini ialah anda perlu menjadi pemilik laman web untuk menggunakannya. Oh, dan ia hanya berfungsi dalam satu laman web sahaja.
4. Pengatur Kandungan
Cukup aktifkan ciri Penganjur Kandungan dan kemudian pilih peraturan routing yang anda hendak gunakan dan letakkan dokumen yang anda ingin pindah ke perpustakaan drop-off. Kaedah ini juga membolehkan anda untuk memindahkan dokumen ke mana-mana tapak lain. Ia mengambil masa untuk mengkonfigurasi, tetapi anda hanya perlu melakukannya sekali sahaja. Ia juga mengekalkan jenis kandungan dan metadata tersuai.
Walaupun ia tidak mengekalkan sejarah versi dan memerlukan pentadbir, ia mempunyai ciri berguna yang membolehkan anda membuat laluan dokumen anda ke dalam folder.
5. Alat Migrasi SharePoint
Microsoft tahu bahawa dokumen yang bergerak di SharePoint boleh menjadi agak rumit. Inilah sebab mengapa syarikat itu datang dengan Alat Migrasi SharePoint percuma. Alat ini mengendalikan segala-galanya dari migrasi kecil ke besar-besaran yang boleh merangkumi fail, folder, dan juga senarai dari laman SharePoint anda. Item dipindahkan ke OneDrive atau SharePoint.
Manfaat yang paling jelas dari metode ini adalah keupayaan alat untuk menangani migrasi besar. Ia juga sangat disesuaikan dan mengekalkan sejarah versi. Walau bagaimanapun, ia tidak serasi dengan versi SharePoint sebelum 2013. Sebaliknya, beberapa produk penghilangan pihak ketiga jauh lebih disesuaikan.
6. Produk Pihak Ketiga
Kebanyakan produk migrasi dokumen pihak ketiga yang berkualiti tidak bebas, tetapi mereka cenderung untuk melakukan hebat, terutamanya untuk migrasi berskala besar. Mereka cenderung berskala dan sangat disesuaikan. Kebanyakan produk ini mampu mengekalkan segala-galanya, termasuk jenis kandungan, metadata, semua sifat, dan sejarah versi.
Sebaliknya, kaedah ini membebankan wang. Apabila anda menganggap hakikat bahawa anda membayar untuk alat yang akan membantu anda memindahkan dokumen, anda akan mula tertanya-tanya mengapa SharePoint tidak datang dengan pilihan mesra pengguna. Satu lagi kelemahan di sini ialah produk pihak ketiga memerlukan pentadbir untuk mengkonfigurasi dan menjalankannya.
7. Penyelesaian Tersuai
Akhirnya, anda boleh kodkan penyelesaian tersuai anda sendiri melalui pelbagai teknik seperti API REST. Pengguna akhir tidak perlu melakukan apa-apa, anda boleh menyesuaikan seberapa banyak yang anda suka, dan anda boleh memastikan semuanya disimpan di dalam dokumen. Di sisi lain, anda perlu kod dan meluangkan sedikit masa menulis dan mengekalkan kod, yang boleh menjadi sangat rumit di sekitar masa kemas kini produk.
Pilih Kaedah Anda
Terdapat lebih banyak kaedah untuk memindahkan dokumen dalam SharePoint, tetapi ini perlu meliputi sebahagian besar keperluan anda. Pertimbangkan apa yang anda perlukan terlebih dahulu, dan tidak lama lagi anda akan tahu dengan tepat kaedah mana yang digunakan untuk setiap.
Antara kaedah yang manakah yang anda pilih? Adakah anda menggunakan lebih dari satu? Bincangkan.
