Google Docs adalah cara revolusioner untuk menguruskan fail dan dokumen di zaman moden. Ia membolehkan anda serta-merta bekerjasama dengan pengguna yang berbeza sementara juga menyediakan akses kepada maklumat dari mana-mana peranti dengan sambungan internet.
Juga lihat artikel kami Cara Padam Semua Dokumen dalam Dokumen Google
Walau bagaimanapun, apabila bekerja di Google Docs - terutamanya jika anda menguruskan fail-fail ini setiap hari - sangat penting agar anda tetap teratur. Jika anda tidak, anda akan kehilangan data penting dan membuang masa mencari sesuatu yang anda dapati dengan segera.
Untuk membantu organisasi di Google Docs, anda mahu menggunakan folder. Folder hebat kerana mereka membantu anda mengumpul idea topik yang berbeza ke dalam satu segmen digital. Anda boleh menggunakannya untuk disusun oleh tempat kerja, konsep, kategori, dan banyak lagi. Walau bagaimanapun, Google Docs sebenarnya tidak dapat membuat folder dengan sendirinya. Sebaliknya, anda sebenarnya menciptanya dalam Google Drive - satu sistem yang mengikat secara langsung ke dalam perisian Google yang lain. Jangan bimbang; prosesnya masih sangat mudah.
Dalam panduan ini, kami akan menunjukkan kepada anda cara membuat folder dalam Google Drive untuk mengatur Google Docs anda.
Cara Membuat Folder Di Google Drive
Untuk membuat folder di Google Drive, anda mahu membuka penyemak imbas pilihan anda. Kemudian, navigasi ke Google Drive, log masuk, dan anda akan mempunyai akses kepada semua fail dan dokumen anda di hadapan anda.
Dari sini, anda boleh membuat dokumen baru untuk mengatur atau memilih yang sudah ada yang perlu diletakkan.
Organisasi Dokumen
Sekiranya anda berada dalam dokumen Google Docs, anda boleh menuju ke kekunci folder di sebelah tajuk. Dari situ, anda diberi pilihan untuk menamakan folder baru atau menambah dokumen tersebut kepada yang sedia ada. Jika anda ingin menambah pada yang sedia ada, klik pada folder yang ditetapkan dan pilih "Pindah Di Sini" dan dokumen akan diletakkan di ruang pegangan digital.
Organisasi Dokumen Keluar
Seperti yang anda ketahui, Google Drive mengurus Dokumen Google, Helaian Google dan Slaid Google. Ini membolehkan anda mengaturkan ketiga-tiga segmen dan idea topik itu ke dalam satu.
Apabila anda berada di Google Drive tetapi tidak dalam sebarang dokumen tertentu, anda akan berada dalam senarai semua fail anda. Untuk mengaturnya, pergi ke kiri atas dan pilih butang "Baru". Dari senarai juntai bawah, tatal ke bahagian "Folder", dan yang baru akan muncul. Nama folder, dan ia akan muncul dalam senarai dokumen anda.
Senarai menempatkan folder lebih tinggi daripada fail, jadi ingatlah itu. Dalam menu ini, anda mempunyai beberapa pilihan yang berbeza untuk organisasi. Anda boleh menyeret data anda di atas folder, dan ia akan meletakkannya di sana. Atau, anda boleh klik kanan fail dan pilih "Move-To, " dan ia akan menyediakan senarai folder yang boleh anda pindahkan dokumen ke dalamnya.
Kedua-duanya sangat cepat, dan setiap cara akan melakukan apa yang anda perlu lakukan: mengatur fail dan dokumen anda.
Menguruskan Folder
Sebaik sahaja anda mempunyai fail anda, anda boleh memasukkan tahap baru untuk membasuh: folder penganjur.
Anda boleh menyalin dan menampal folder, memindahkannya ke subfolder, padamkannya, dan banyak lagi. Untuk menguruskan folder, klik kanan padanya di dalam senarai dan pilih pilihan yang mana yang anda kehendaki dari kotak drop-down yang dihasilkan.
Folder juga memudahkan untuk berkongsi kumpulan dokumen dengan pengguna lain. Daripada berkongsi fail masing-masing dengan sendirinya, anda boleh membuat folder untuk menimbun dokumen yang berbeza dan membenarkan orang lain mengurusnya. Dengan berkongsi pautan itu, pengguna yang mempunyai akses boleh memuat naik dokumen baru, mengakses orang lain, dan lebih banyak lagi dalam masa nyata. Tidak lagi anda perlu menunggu dokumen untuk dimuat naik dan kemudian dikongsi secara manual selepas menunggu sepanjang masa - aduan bersama dengan kolaborator Google Drive yang kerap.
Keupayaan Luaran
Anda juga boleh membuka Folder Drive dalam aplikasi lain seperti aplikasi sembang perniagaan, Slack atau aplikasi pengurusan, Airtable. Folder boleh mempunyai warna yang berbeza juga, dan anda boleh membintangya untuk akses yang lebih mudah. Kemungkinan untuk mengatur fail Google Drive anda tidak berkesudahan.
Sekarang bahawa anda tahu bagaimana untuk menyusun fail Google Drive anda, pastikan anda meluangkan sedikit masa memikirkan proses terbaik untuk anda. Sesetengah orang suka folder yang berlainan untuk segala-galanya, sementara yang lain lebih suka melumpuhkan kumpulan besar ke satu folder dengan subfolder dalamnya. Sama ada cara, sistem organisasi Google Drive yang hebat akan menyediakan anda alat untuk memastikan kerja anda bergerak ke hadapan daripada menghabiskan masa mencari dokumen dan fail yang berbeza.
