Microsoft Excel telah menguasai pasaran spreadsheet selama bertahun-tahun. Pengguna perniagaan dan rumah bergantung kepada Excel untuk menganjurkan dan menganalisis data mereka. Sama ada untuk senarai semak, belanjawan dan rekod kewangan, graf, atau sebarang jenis dataset lain, Excel menjadikannya mudah untuk menyusun maklumat anda. Terdapat alternatif pada harga yang lebih rendah, dan walaupun dalam beberapa kes secara percuma-tetapi jika anda menginginkan program hamparan yang paling kuat dibayangkan, anda ingin menggunakan Microsoft Excel.
Juga lihat artikel kami Cara Hapus Duplikat dalam Helaian Google
Pada tahun 2006, bagaimanapun, alternatif lain mula mengambil bentuk. Begitu Google melancarkan Helaian, sebagai sebahagian daripada suite pejabat berasaskan web untuk teks, spreadsheet dan persembahan. Proses pembangunan berterusan selama bertahun-tahun, dan sekarang Lembaran - sementara masih bukan perlawanan pound-for-pound untuk Excel - mempunyai peratusan besar fungsi standard Excel. Helaian tidak membebankan pengguna beratus-ratus dolar untuk dibeli - sebenarnya, ia benar-benar percuma. Walaupun ia bukan produk yang sempurna, sesiapa yang mencari alat hamparan peringkat pengguna yang padat tidak perlu melihat lebih jauh daripada Helaian Google. Lembaran tidak dapat melakukan semua yang boleh dilakukan oleh Excel, tetapi kemungkinannya anda tidak memerlukannya untuk melakukan semua yang boleh dilakukan oleh Excel. Jika Helaian melakukan semua yang anda perlu lakukan, maka anda tidak perlu membeli Excel.
Walau bagaimanapun, kebenarannya adalah bahawa Helaian masih mempunyai banyak batasan dan beberapa perkara yang tidak penting dalam Excel adalah lebih sedikit kerja dalam Helaian. Anda mungkin menghadapi masalah di mana anda tidak sengaja menambah penyertaan pendua ke hamparan anda. Lagipun, semakin banyak data yang anda tambahkan, kemungkinan besar anda tidak sengaja memasukkan data yang diduplikasi ke dalam spreadsheet, yang dapat membuang dataset yang telah anda kerjakan begitu sukar untuk disatukan. Itu cukup buruk, tetapi bahagian terburuk akan datang apabila anda cuba melihat kerja anda. Oleh kerana hamparan boleh menjadi dokumen yang panjang, menjadi sukar untuk melihat dan mengalih keluar pendua seiring dengan berjalannya waktu, yang membawa kepada kesalahan pengiraan dalam kerja anda tanpa sumber yang jelas untuk masalahnya.
Untungnya, kami telah menemui beberapa kaedah yang berbeza untuk menyerlahkan pendua dalam Helaian Google. Adalah penting bahawa kaedah kami tidak secara automatik mengeluarkan maklumat pendua, kerana tidak semua pendua merupakan kesilapan. Tetapi jika ia hanya diserlahkan, maka anda boleh menentukan mana yang tidak perlu berada di sana sendiri, tanpa perlu menyisir melalui seluruh spreadsheet., Saya akan menunjukkan kepada anda beberapa cara untuk menyerlahkan atau mengalih keluar data pendua dalam Helaian.
Memandangkan kami mahu Helaian Google menyerlahkan maklumat kami secara automatik untuk kami, kami akan menggunakan formula untuk memberitahu Lembaran untuk membawa ke hadapan dan menyerlahkan maklumat khusus yang unik. Terdapat dua cara untuk memaksa Helaian untuk menyerlahkan maklumat yang disalin: pertama menonjolkan semua maklumat pendua untuk pengesahan manual, manakala yang kedua akan menyalin sel unik ke lajur yang dipilih, yang membolehkan anda menyemak perbezaan dan menghapusnya jika perlu.
Kaedah 1: Serlahkan pendua menggunakan warna
Setakat yang dapat mengenal pasti ralat dalam spreadsheet anda, menggunakan sorotan warna untuk memberi perhatian kepada apa-apa maklumat yang telah dimasukkan secara salah adalah cara yang paling jelas dan paling jelas untuk pergi. Dengan menonjolkan maklumat, mudah untuk mengenal pasti kesilapan dengan sangat cepat, kerana anda hanya boleh melangkau senarai kandungan yang anda perlukan untuk mengenal pasti. Kami akan menggunakan kemuncak merah dalam langkah ini untuk mengenal pasti kandungan pendua kami, memandangkan merah menangkap mata (terutama berbanding skema warna putih dan kelabu biasa) dan adalah warna universal untuk mesej ralat.
Mula dengan membuka fail Sheets yang anda mahu semak. Anda akan memastikan maklumat anda teratur dengan baik oleh kedua-dua lajur dan baris, untuk memudahkan semak kandungan dalam dokumen anda; tidak perlu membuat kerja anda sendiri lebih sukar. Sekarang, sorot lajur yang anda ingin semak di bahagian atas dokumen dan pilih Format di bahagian atas dokumen anda. Pilih "Pemformatan Bersyarat" dari senarai pilihan dalam menu ini, dan menu ganti akan muncul di sebelah kanan paparan. Dalam menu ini, pilih julat dengan menggunakan kombinasi huruf dan nombor yang sepadan (contohnya, A1 hingga A76).
Sebaik sahaja anda telah memilih kandungan anda, tukar "Sel format jika" ke "Formula tersuai" dalam menu tarik turun dan ketik atau tampal yang berikut tanpa tanda petikan: "= countif (A: A, A1)> 1" ke dalam kotak di bawah menu anda. Ini akan melengkapkan formula untuk kandungan anda. Setelah ini ditetapkan, ubah gaya pemformatan untuk menyerlahkan kandungan anda dengan latar belakang sel merah, dan klik ikon selesai pada menu anda. Hamparan anda sekarang akan menyerlahkan sel pendua anda dalam warna merah, dan anda boleh mengimbas pemilihan untuk sebarang pendua. Pastikan bahawa sebarang pendua sedia ada adalah betul, kemudian padamkan yang tidak. Tutup menu pemformatan dan anda boleh memulihkan warna biasa ke sel anda.
Kaedah 2: Salin hanya sel yang unik
Sebagai alternatif, jika anda lebih suka menyusun data mentah anda secara automatik, menyalin hanya sel yang unik dan bukannya sel-sel pendua anda boleh menjadi sangat berguna untuk menyusun dan penapisan pantas. Jika anda yakin bahawa maklumat anda betul dan anda lebih suka sekadar memadamkan maklumat pendua yang anda tidak perlukan, anda patut cuba kaedah ini.
Seperti langkah terakhir, mulakan dengan membuka dokumen yang ingin anda semak di dalam Helaian Google. Serlahkan lajur yang ingin anda edit. Sebaik sahaja anda menyerlahkan sel, klik pada sel kosong di bahagian atas lajur kosong untuk memastikan maklumat anda dipindahkan ke bahagian carta. Lajur ini akan digunakan untuk memaparkan keputusan jenis dan formula anda di bawah. Sekarang, di bahagian atas dokumen dalam kotak input formula, ketik atau tampal perkara berikut tanpa tanda petik: "= UNIK ()". Formula ini akan memberitahu Helaian untuk menyalin dan memaparkan hanya input sel unik, dan mengabaikan apa-apa maklumat yang menyalin atau menduplikasi sel-sel lain. Dalam kurungan formula di atas, pastikan untuk menaip koordinat sel menggunakan kaedah spreadsheet standard (contohnya, menaip (A1: A75) akan mengimbas semua maklumat dari lajur A baris 1, ke lajur A baris 75). Setelah anda memasukkan maklumat baru, tekan enter untuk memindahkan data baru anda ke lajur yang anda tetapkan sebelumnya. Setelah ini selesai, anda boleh memeriksa secara manual atau mengimport data anda ke dalam hamparan kerja anda.
Kaedah 3: Menggunakan Add-On
Kami perlu ambil perhatian bahawa terdapat beberapa plugin yang tersedia untuk digunakan dengan Helaian dalam talian melalui Kedai Web Chrome, termasuk alat untuk menghapus penyertaan data pendua secara automatik dari dokumen tersebut. "Keluarkan Duplikat" adalah alat bernama yang tepat yang ditawarkan oleh pemaju yang membolehkan anda untuk mencari pendua dengan cepat di seluruh lembaran maklumat atau dengan mencari sehingga dua lajur sekaligus. Anda boleh memindahkan, memadam, dan menyerlahkan hasil, seperti yang anda boleh dengan tugas rumus di atas, walaupun proses ini jauh lebih automatik daripada yang kita lihat sebelumnya, jadi ingatlah jika anda ingin lebih banyak kawalan ke atas proses tersebut. Alat ini termasuk dua tetapan wizard yang membolehkan anda mencari dan memadam pendua atau kualiti unik dari dokumen anda, menjadikannya mudah untuk mengesan maklumat semasa anda pergi.
Secara keseluruhannya, menggunakan alat wizard untuk mencari maklumat anda mungkin bernilai dalam jangka panjang untuk pengguna yang sentiasa mencari pendua dalam spreadsheet mereka dan akan lebih mudah menghabiskan masa mereka melakukan sesuatu yang lain, tetapi pengguna yang hanya perlu memeriksa sekali atau dua kali setiap beberapa bulan mungkin lebih baik menggunakan alat formula di atas untuk mengenalpasti maklumat mereka secara manual. Yang berkata, Alih Keluar Duplikat mempunyai penarafan yang kukuh di Kedai Web Chrome, dengan ulasan yang kuat dan pasukan pembangunan aktif yang bertindak balas terhadap kritikan dan aduan. Secara keseluruhannya, itu adalah pilihan yang baik jika anda mencari cara yang lebih diperkemas untuk menyusun kandungan anda dan mencari pendua dalam hamparan.
Kaedah 4: Menggunakan Alat Hapus Duplikat
Ingat, saya bercakap di atas tentang bagaimana Google terus melancarkan ciri-ciri baru untuk menambah kekuatan Helaian? Nah, sejak artikel ini ditulis pada asalnya, mereka sebenarnya telah menambahkan alat Buang Duplikat lengkap ke pakej teras. Ia adalah alat yang sangat mudah untuk digunakan, dan saya akan memandu anda menerusinya. Mari kita ambil spreadsheet tipikal, dengan senarai permainan papan … dan jika anda membaca dengan teliti, anda akan melihat bahawa saya telah meletakkan beberapa pendua dalam senarai.
Untuk menggunakan alat ini, semua yang perlu kita lakukan ialah memilih kawasan data di mana kita ingin mendua. Perhatikan bahawa kita boleh memilih baris atau lajur secara bebas; jika kita menyertakan lajur Harga, maka fungsi Hapus Duplikat akan melihat kedua-dua Tajuk dan Harga untuk menentukan sama ada baris adalah pendua atau tidak. Setelah kawasan data dipilih, pergi ke Data-> Alih Keluar Duplikat. Terima nilai lalai dalam dialog, dan voila - deduplikasi dilakukan secara automatik.
Kaedah 5: Gunakan PivotTable untuk Cari Baris Duplikat
Helaian melaksanakan satu set lengkap fungsi PivotTable, yang merupakan alat yang sangat berguna untuk mencari lebih dekat pada data. Menggunakan PivotTable tidak akan memadamkan baris pendua secara automatik; Sebaliknya, ia akan memberikan pecahan baris yang mempunyai pendua, jadi anda boleh melihat data anda secara manual dan melihat apa, jika apa-apa, telah menjadi serba salah. Mencipta PivotTable sedikit lebih banyak terlibat daripada kaedah lain yang telah saya tunjukkan kepada anda, tetapi ia bernilai mengetahui bagaimana untuk melakukan dan saya akan memandu anda menerusinya.
Pertama, pilih semua data jadual, kemudian pergi ke Data-> Pivot Table.
Anda boleh menyesuaikan rentang data di sini jika anda mahu, serta memutuskan di mana PivotTable harus pergi. Saya akan memasukkannya ke lembaran baru dan menerima julat yang telah saya berikan. Apabila kita memukul "Buat", PivotTable kosong akan dibuka di titik penyisipan … tetapi PivotTable kosong tidak melakukan apa-apa yang baik. Kita perlu memberitahu maklumat mana yang hendak dianalisis.
Kami akan memilih "Tambah" di sebelah Baris, dan tambah baris "Tajuk". Kemudian di bawah Nilai, kami akan memilih "Tambah" dan pilih "Tajuk" lagi, kemudian terima fungsi COUNTA sebagai lalai. (Jika kami mencari duplikat data angka, kami akan menggunakan COUNT; COUNTA untuk mengira bidang teks.)
Sebaik sahaja kami membuat pilihan ini, PivotTable secara automatik dikemas kini, dan kini kami dapat melihat hasil akhir.
Perhatikan bahawa lajur COUNTA mempunyai bilangan kali setiap tajuk muncul. Terdapat 1 untuk kebanyakan tajuk, tetapi Axis & Sekutu dan Risiko Castle kedua-duanya menunjukkan 2. Ini bermakna bahawa terdapat dua contoh setiap tajuk dalam carta. Seperti yang anda dapat lihat, kaedah PivotTable sedikit lebih banyak terlibat tetapi ia juga memberi anda laporan khusus mengenai tempat duplikat anda dijumpai, yang boleh sangat berguna untuk melakukan analisis data.
***
Spreadsheets sering agak rumit daripada dokumen serupa yang dibuat dalam Google Docs atau dalam Microsoft Word. Oleh kerana mereka dibina untuk menangani data yang teratur, penting untuk memastikan kandungan anda tepat pada setiap masa. Menyimpan sel pendua dalam fail anda benar-benar boleh menyebabkan beberapa masalah serius dengan data anda jika anda tidak berhati-hati, terutamanya apabila cuba menyusun maklumat kewangan ke dalam spreadsheet yang berguna. Perkara-perkara yang memburukkan lagi, cuba mencari sel yang salah pada anda sendiri boleh menjadi masalah yang hampir mustahil jika spreadsheetnya besar. Nasib baik, mengenal pasti, mengeluarkan, dan memadamkan sel data yang serupa adalah sangat mudah di Google Sheets, sesuatu yang positif jika anda sentiasa berurusan dengan spreadsheet dalam alur kerja sehari-hari anda. Dan jika anda mencari sesuatu yang menjadikannya lebih mudah untuk menyusun kandungan anda, anda sentiasa boleh menggunakan add-on seperti Buang Duplicates untuk memastikan maklumat anda disusun dengan baik dan teratur. Pada tahun 2019, tidak ada sebab untuk menyimpan hamparan, spreadsheet yang mengandungi ralat, jadi pastikan data anda betul dan maklumat anda disahkan dengan menggunakan kaedah yang digariskan di atas.
Mahu maklumat lanjut mengenai Helaian Google?
Mencari duplikat anda adalah satu perkara, tetapi anda harus menyemak tutorial kami tentang cara mengira pendua dalam Helaian Google.
Ahli statistik menggunakan fungsi nilai mutlak untuk banyak tujuan, dan kami akan menunjukkan kepada anda cara menggunakan nilai mutlak dalam Helaian Google.
Mahu menjamin hamparan anda? Berikut ialah cara mengunci formula dalam Helaian Google.
Jika anda ingin membandingkan data antara lajur, lihat panduan lengkap kami untuk membandingkan lajur dalam Helaian Google.
Adakah anda tahu anda boleh menyimpan maklumat kalendar dan maklumat kali dalam Helaian? Cuma baca tutorial kami untuk bekerja dengan maklumat tarikh dan masa dalam Helaian Google.
