Saya ditanya soalan pada hari yang lain apabila menunjukkan seseorang bagaimana menggunakan Gmail dan bukan kali pertama saya mendengarnya. Persoalannya ialah 'Bagaimanakah saya membuat salinan draf dalam Gmail supaya tidak mengambil masa untuk menjawab pelanggan?' Semasa saya cuba untuk menjawab soalan-soalan di sini di TechJunkie, saya fikir ini adalah calon utama.
Lihat juga artikel kami Cara Mengemaskini Gmail Mengikut Saiz
Apa yang sebenarnya dipersoalkan ialah lebih lanjut mengenai templat e-mel daripada menyimpan salinan draf. Saya telah menunjukkan kepada seseorang bagaimana untuk membuat autoresponder dan label untuk e-mel perniagaan baru mereka. Mereka mahukan beberapa e-mel boilerplate untuk dihantar kepada pelanggan untuk menyimpan mereka dalam gelung tanpa dipatuhi oleh admin sepanjang hari. Jawapannya adalah untuk mencipta templat e-mel.
Anda boleh membuat salinan ini dan menyimpannya sebagai draf jika anda lebih suka tetapi anda boleh melakukan lebih banyak lagi dengan templat.
Templat e-mel
Templat e-mel adalah rahmat simpanan semua pemilik perniagaan kecil atau mereka yang mendapati diri mereka mengatakan perkara yang sama dalam jenis e-mel yang sama. Saya telah menggunakan mereka sejak saya memulakan perniagaan saya sendiri dan mereka telah menyelamatkan saya beratus-ratus jam selama bertahun-tahun.
Templat e-mel juga boleh menjadikan anda kelihatan lebih profesional. Anda boleh bertindak balas dengan lebih cepat dan mudah 'Terima kasih atas e-mel anda, salah satu pasukan kami akan menghubungi anda secara langsung dalam masa 24 jam' dapat membuat pelanggan merasa dihargai. Memandangkan betapa mudahnya ia lakukan, saya sangat mengesyorkan menggunakannya.
Bagaimanakah cara membuat template e-mel di Gmail?
Templat panggilan Gmail Templat Responses dan anda perlu mendayakan ciri sebelum anda boleh menggunakannya. Sebaik sahaja selesai, anda boleh membuat seberapa banyak template e-mel yang anda suka.
- Buka Gmail dan log masuk.
- Pilih ikon menu cog di bahagian atas sebelah kiri dan pilih Tetapan.
- Pilih tab Makmal.
- Togol Response Tinned (templates) ke Enable.
- Pilih Simpan perubahan di bahagian bawah halaman.
Sekarang ciri ini diaktifkan, kita boleh mula membuat templat. Anda berbuat demikian dari Peti Masuk dalam Gmail jadi di mana kami mengetuai seterusnya.
- Pilih Susun e-mel dari Peti Masuk anda.
- Buat e-mel yang anda ingin buat seperti biasanya.
- Pilih anak panah bawah kelabu di sebelah kanan bawah tetingkap e-mel.
- Pilih tindak balas Kalengan dan respons baru kalengan.
- Berikannya nama yang bermakna dan pilih OK untuk menyimpan.
Sebaik sahaja anda telah menyimpan respons kalengan anda, anda boleh memadamkan draf dengan selamat.
Apabila membuat tindak balas kalendar anda, anda perlu mengimbangi sentuhan peribadi dengan cukup generik sehingga anda tidak akan menyinggung perasaan sesiapa pun. Ini bermakna sama ada meninggalkan perkara seperti nama dan tarikh keluar dari e-mel dan menggantikannya dengan masa-masa. Atau anda boleh menambah sentuhan peribadi dengan tangan sebelum menghantar. Yang terakhir adalah lebih baik kerana sentuhan peribadi mewujudkan hubungan yang dapat anda usahakan. Ia tidak semestinya mungkin walaupun anda perlu menggunakan penghakiman anda.
Menggunakan templat e-mel anda
Kini anda telah mencipta templat e-mel anda, atau maklum balas kalengan, sudah tiba masanya untuk menggunakannya. Apabila anda menerima peluang pertama anda menggunakan template, lakukan ini:
- Pilih Balas dari dalam e-mel yang anda mahu balas.
- Pilih anak panah bawah kelabu di sebelah kanan bawah skrin.
- Pilih tindak balas Kalengan dan pilih respon yang anda buat.
- Tambah data yang diperakui untuk membuat email itu relevan.
- Hantar.
Anda boleh melakukan perkara yang sama dengan menggunakan Compose dan mencipta e-mel segar tetapi saya dapati kaedah balasan lebih cepat.
Menggunakan respon kalendar anda sebagai autoresponder e-mel
Mengambil templat e-mel satu langkah lebih jauh, bagaimana pula menyiapkan tindanan terinan sebagai autoresponse kepada e-mel yang masuk. Anda perlu mengekalkan sambutan kalengan anda generik tetapi ia merupakan cara yang baik untuk mengakui pesanan atau pertanyaan dan membina hubungan yang baik dengan pelanggan anda.
- Buka Tetapan dalam Gmail dan pilih tab Penapis.
- Pilih Buat pautan Teks Penapis Baru.
- Buat kriteria untuk mencetuskan penapis. Ini mungkin unik kepada anda jadi memilih sesuatu yang berfungsi.
- Pilih Buat penapis dengan carian ini di sebelah kanan bawah tetingkap.
- Pilih Hantar tindanan terikan dan respons yang anda mahu gunakan.
- Pilih Buat penapis.
Sekarang apabila setiap kriteria penapis dipenuhi, Gmail akan menghantar respons kalendar anda secara automatik. Ini sesuai untuk pengakuan atau kemas kini dan boleh ditetapkan untuk mencetuskan pelbagai cara. Tidak mustahil bagi saya untuk menyenaraikan semuanya di sini tetapi anda akan mengenali corak dalam e-mel anda yang boleh anda gunakan. Sebagai contoh, semua e-mel akan dihantar ke alamat e-mel anda atau mana-mana e-mel yang mengandungi perkataan 'Order'. Anda mendapat idea itu.
