Menambah tandatangan pada mesej e-mel anda memberikan sentuhan profesionalisme. Melontar dalam logo dan maklumat hubungan anda memberikan promosi jenama kepada surat-menyurat yang lain. Ia memberikan orang-orang yang ingin menghubungi anda dengan cara lain kemampuan untuk berbuat demikian. Mencipta dan menggunakan tandatangan di Microsoft Outlook adalah tugas yang mudah. Anda juga boleh membuat beberapa tanda tangan yang diperibadikan untuk beralih kepada sesuka hati bergantung kepada khalayak sasaran anda.
Walau bagaimanapun, Outlook hanya akan melampirkan tandatangan ke mesej e-mel yang baru dihantar atau dihantar. E-mel yang telah anda hantar sebelum membuat tandatangan masih tidak hadir. Untuk menambah tandatangan kepada mesej yang lebih lama, anda perlu masuk ke tetapan Outlook dan menukar beberapa perkara.
Tandatangan anda boleh menyertakan teks, imej, kad perniagaan elektronik anda, logo, atau bahkan gambar tandatangan tulisan tangan anda. Anda boleh menyediakan Outlook supaya tanda tangan ditambah secara automatik ke semua mesej keluar atau membuat tandatangan anda dan menambahnya pada mesej mengikut kes demi kes.
Menambah Tanda Tangan Untuk Pesanan Outlook Anda
Langkah-langkah dalam mengekalkan e-mel anda dengan tandatangan akan bergantung pada versi Outlook yang sedang anda gunakan. Terdapat proses bagi mereka yang menggunakan versi lama perisian (2007 - 2010) dan satu untuk versi yang lebih baru (2010+) serta pengguna Microsoft Office 365.
Mari kita mulakan dengan versi terbaru.
Versi Outlook 2010+ Termasuk Outlook untuk 365
Untuk membuat tandatangan baru untuk e-mel Outlook anda:
- Klik untuk membuat e-mel baru.
- Klik pada Tandatangan dan kemudian Tandatangan dari tab "Mesej".
- Bergantung pada saiz tetingkap Outlook anda dan sama ada anda menyusun mesej e-mel baru atau jawapan atau ke hadapan, tab "Mesej" dan butang Tandatangan mungkin berada di dua lokasi yang berbeza. Walau bagaimanapun, butang Tandatangan biasanya disertakan dengan Lampirkan Fail dan Lampirkan Item di dalam bahagian "Sertakan" pada menu "Mesej".
- Di tab "Tanda Tangan Email", hanya di bawah kotak "Pilih tandatangan untuk mengedit", pilih Baru dan tambahkan nama untuk tandatangan baru anda dalam kotak dialog "Tandatangan Baharu".
- Hanya di bawah "Edit tandatangan", tuliskan tandatangan anda di dalam kawasan yang disediakan.
- Tetingkap memberikan anda keupayaan untuk menukar fon, warna fon, dan saiz, serta penjajaran teks.
- Untuk menambah pautan dan imej ke tandatangan e-mel anda, tukar fon dan warna, dan tafsirkan teks itu, anda boleh melakukannya dengan menggunakan bar pemformatan mini di bawah "Edit tandatangan".
- Anda juga boleh membuat tandatangan yang lebih kuat dengan peluru, jadual, atau sempadan, menggunakan Microsoft Word untuk memformat teks anda. Kemudian hantarkannya menggunakan salinan mudah ( Ctrl + C ) dan tampal ( Ctrl + V ) pada tandatangan ke dalam kotak "Edit tandatangan".
- Anda juga boleh menambah ikon media sosial dan pautan dalam tandatangan anda yang akan saya sentuh kemudian.
- Setelah tanda tangan adalah cara anda menginginkannya, di bawah "Pilih tandatangan lalai", tetapkan pilihan berikut:
- Pilih akaun e-mel untuk mengaitkan tandatangan anda dengan, dengan menggunakan drop-down "Akaun e-mel". Anda boleh mempunyai tandatangan berbeza untuk setiap akaun e-mel yang anda gunakan untuk Outlook.
- Untuk mempunyai tandatangan anda ditambah secara automatik ke semua mesej pada masa hadapan, klik pada drop-down "Mesej baru" dan pilih tandatangan. Sekiranya anda memilih untuk tidak menetapkannya sebagai automatik secara lalai, pilih (tiada) . Ini akan menjadikannya setiap mesej baru yang anda hantar tidak mempunyai tandatangan sama ada yang dikemukakan dan dijawab.
- Untuk tandatangan untuk muncul dalam mesej anda, balas dan hantar ke hadapan, klik pada drop-down "Balasan / maju" dan pilih tandatangan. Ini akan menambahkan tandatangan secara automatik pada bila-bila masa anda membalas atau mengemukakan e-mel. Untuk tidak menetapkan set ini, pilih (tidak ada) sebaliknya.
- Sekarang setelah itu, klik butang OK untuk kembali menyimpan tandatangan anda dan kembali ke mesej baru anda.
- Adalah penting untuk ambil perhatian bahawa mesej semasa anda membuat tandatangan tidak akan mempunyai tandatangan di tempatnya. Untuk sebab tertentu, tandatangan hanya akan muncul dalam mesej yang mengikuti. Anda perlu menambah tandatangan secara manual jika anda tidak sabar-sabar untuk menggunakannya.
Secara Manual Memasukkan Tanda Tangan
Untuk mesej baru yang anda mulakan untuk tujuan membuat tandatangan atau orang-orang yang tidak mahu tandatangan ditetapkan secara automatik, anda masih boleh memasukkan tandatangan secara manual.
Untuk berbuat demikian:
- Dengan mesej e-mel anda terbuka, klik pada tab "Mesej" dan pilih Tandatangan .
- Ini akan membuka menu lalai yang memaparkan semua tandatangan yang disimpan yang telah anda buat. Pilih tandatangan yang anda mahu gunakan dari pilihan dengan mengklik padanya. Ia akan muncul dalam mesej semasa anda.
Menambah Logo atau Imej Untuk Tandatangan Anda
Jenama umumnya memerlukan logo. Untuk menambah imej seperti logo atau ikon media sosial kepada tandatangan anda:
- Buka mesej e-mel baru dan klik pada tab "Mesej".
- Klik pada Tandatangan dan kemudian Tandatangan .
- Pilih tandatangan yang anda mahu tambah logo atau imej dengan memilihnya dalam kotak "Pilih tandatangan untuk mengedit".
- Klik pada ikon Tambah Imej, cari imej yang anda hendak tambah dari fail PC anda, dan kemudian pilih Masukkan .
- Anda boleh mengubah saiz imej atau logo anda dengan mengklik kanan imej dan memilih Gambar dari pilihan menu. Klik pada tab "Saiz" dan gunakan pilihan yang disediakan untuk mengubah saiz imej anda kepada spesifikasi anda.
- Pastikan kotak "nisbah aspek kunci" ditandakan untuk mengekalkan perkadaran imej.
- Setelah imej diubah dan bersedia untuk pergi, klik OK .
- Ikuti ini dengan mengklik pada OK lagi untuk menyimpan semua perubahan yang telah anda buat pada tandatangan anda.
Microsoft Outlook Versi 2007 - 2010
Untuk membuat tandatangan baru menggunakan versi Microsoft Outlook yang lebih lama:
- Pilih untuk membuat mesej baru.
- Klik pada tab "Mesej" dan pilih Tandatangan daripada bahagian "Sertakan".
- Klik pada Tanda Tangan apabila ia muncul.
- Dari tab "E-mel Tandatangan", klik Baru .
- Taipkan nama untuk tandatangan anda dan kemudian klik butang OK .
- Ketik teks yang ingin disertakan dalam tandatangan anda, dalam kotak "Edit tandatangan".
- Anda boleh memformat teks anda dengan menyerlahkan teks yang ingin anda edit dan kemudian menggunakan butang gaya dan pemformatan untuk pilihan yang diingini.
- Menambah unsur tambahan seperti imej, hiperpautan, dan kad e-niaga, klik tempat yang anda mahukan elemen itu muncul dan:
- Kad e-Perniagaan - Klik butang Kad Perniagaan dan kemudian klik pada salah satu kenalan dalam senarai "Filed As". Klik butang OK .
- Hiperpautan - Klik ikon Hiperpautan dan taipkan (atau tampal) URL yang akan disambungkan oleh pautan anda kepada teks. Klik butang OK .
- Imej / Gambar - Klik ikon Imej, cari imej yang anda hendak muat naik ke tandatangan anda, pilihnya, kemudian klik butang OK .
- Setelah selesai dengan pengeditan, klik OK untuk menyelesaikan pembuatan tandatangan anda.
- E-mel yang anda buka pada masa ini untuk membuat tandatangan tidak akan mempunyai tandatangan secara automatik dimasukkan ke dalamnya. Anda perlu melakukannya secara manual.
Menambah Tanda Tangan Untuk Mesej E-mel Anda
Tandatangan boleh ditambah secara automatik atau secara manual kepada semua mesej, balasan, dan ke depan. Hanya satu tanda tangan yang boleh digunakan setiap e-mel yang dihantar supaya jika anda memilih untuk menetapkan satu secara automatik, lebih baik jika tanda tangan ditujukan kepada penonton yang lebih luas.
Untuk memasukkan tandatangan secara automatik ke dalam mesej e-mel anda:
- Buat e-mel baru.
- Kepala ke tab "Mesej" dan klik pada Tanda Tangan yang terdapat di bahagian Termasuk.
- Klik pada Tanda Tangan apabila ia muncul.
- Cari "Pilih tandatangan lalai", klik pada "Senarai akaun e-mel" drop-down, pilih akaun e-mel yang anda mahu untuk mengaitkan tandatangan.
- Pilih tandatangan yang anda mahu sertakan dengan memilih satu dari senarai "Mesej baru".
- Untuk ke hadapan dan balasan, untuk menambah tandatangan, pilih tandatangan daripada senarai juntai "Balasan / maju. Klik (tidak ada) jika anda lebih suka tidak mempunyai tandatangan keluar dengan balasan anda dan mesej e-mel ke hadapan.
- Klik OK untuk menyimpan tetapan tandatangan anda.
Untuk menambah tandatangan secara manual ke dalam mesej e-mel anda:
- Buat mesej e-mel baru.
- Klik pada tab "Mesej".
- Klik pada Tandatangan, yang terdapat di bahagian "Sertakan".
- Pilih tandatangan yang anda mahu masukkan dengan mengklik padanya secara langsung.
Tandatangan ini akan muncul dalam mesej keluar anda. Sekiranya anda memilih salah atau hanya mahu memadamkan tandatangan yang anda telah tambah, sorot tanda tangan dalam mesej dan klik Padam (atau Backspace ) pada papan kekunci anda.
Menggunakan Akaun Microsoft Office 365 dengan Outlook.com
Bagi mereka yang menggunakan Outlook di web dengan akaun Microsoft Office 365, anda perlu membuat tandatangan dalam kedua-dua produk.
Untuk membuat dan menggunakan tandatangan e-mel di Outlook di web:
- Masuk ke akaun Outlook.com anda dan buka Tetapan anda dengan mengklik ikon roda Cog di bahagian atas halaman.
- Klik pada Mail, kemudian Tulis dan balas .
- Ketik tanda tangan anda di kawasan tandatangan E-mel.
- Anda boleh menggunakan pilihan pemformatan yang disediakan untuk mengubah rupa tandatangan anda mengikut keinginan anda.
- Anda hanya boleh mempunyai satu tandatangan untuk setiap akaun.
- Untuk membuat tandatangan muncul secara automatik secara lalai untuk semua mesej pada masa depan, letakkan tanda semak ke dalam kotak "Secara automatik masukkan tandatangan saya pada mesej baru yang saya tulis" kotak. Ini menjadikannya semua e-mel yang dibentuk pada masa hadapan mempunyai tanda tangan anda muncul di bahagian bawah.
- Penyerang dan balasan akan memerlukan tanda semak dalam "Secara automatik memasukkan tandatangan saya pada mesej yang saya hantar atau balas kepada" kotak.
- Dengan tidak memeriksa salah satu daripada pilihan ini, anda perlu menambah tandatangan secara manual kepada setiap mesej e-mel yang anda buat pada masa hadapan.
- Apabila selesai dengan pengeditan, klik Simpan .
Untuk menambah tandatangan anda secara manual:
- Dalam peti mel anda, pilih Mesej baru.
- Tulis mesej anda dengan penuh dan klik ikon triple-dot.
- Dari sini, pilih Masukkan tandatangan .
- Setelah mesej anda siap keluar, klik pada butang Hantar .
