BCCing diri anda adalah perkara yang sangat berguna untuk menyusul e-mel. Sekiranya anda lebih suka mempunyai e-mel yang anda hantar dalam peti masuk anda, biasanya untuk tujuan menyusulnya, menambah alamat e-mel anda sendiri sebagai BCC adalah pilihan yang tepat. Walau bagaimanapun, orang sering terlepas pandang ini ketika menghantar e-mel penting, yang menyebabkan mereka lupa untuk menindaklanjuti. Ini dengan mudah boleh membawa kepada masalah di bawah garisan.
Mujurlah, terdapat cara untuk secara automatik BCC apabila anda menghantar e-mel, yang merupakan cara yang pasti untuk memastikan anda menindaklanjuti setiap e-mel. Walau bagaimanapun, membolehkan diri sendiri BCCing tidak benar-benar mudah. Ia melibatkan mewujudkan aturan dalam Outlook.
Urus Peraturan & Isyarat
Auto BCC dan CC adalah perkara yang besar dalam Outlook. Walaupun anda perlu memuat turun add-on baru untuk akaun e-mel berasaskan pelayar anda untuk mencapai ini, Microsoft Outlook membolehkan anda membuat peraturan. Ciri peraturan ditemui di bawah pilihan menu Atur Peraturan & Atur Isyarat di bahagian tengah atas skrin, di tab Rumah, di bawah Ikon peraturan .
Klik Manage Rules & Alerts dan anda akan melihat tetingkap baru yang memberi anda pilihan untuk membuat peraturan baru. Klik Peraturan Baru di sudut kiri atas tetingkap ini. Anda akan melihat 3 kategori: Tetap Diatur, Tinggal Sehingga Tarikh, dan Mula dari peraturan kosong . Pilih Terapkan aturan pada mesej yang saya hantar di bawah Mula dari kategori aturan kosong .
Syarat-syarat
Di tetingkap Rules Wizard, anda boleh memilih e-mel yang akan dihantar kepada anda sebagai BCC. Sebagai contoh, dengan menyemak kata-kata tertentu dalam pilihan subjek, anda membuat peraturan BCC auto untuk e-mel dengan kata-kata tertentu yang anda sebutkan.
Seperti yang anda menghantar e-mel, anda boleh menggunakan pilihan yang bijak ini untuk menyusun e-mel anda secara automatik. Anda boleh menambah perkataan "Follow-up" ke dalam senarai kata-kata khusus dan tandakan e-mel yang perlu disusuli dengan perkataan itu.
Terdapat juga banyak lagi syarat menarik yang boleh anda tetapkan untuk e-mel anda. Jika anda mahu semua mel yang anda hantar disimpan dalam peti masuk anda sebagai BCC, hanya klik Next, tanpa memeriksa mana-mana kotak yang disenaraikan.
Pengecualian
Pengecualian adalah dasarnya bertentangan dengan Syarat di sini. Seperti mana yang anda mungkin meneka, ini adalah tempat anda menggambarkan situasi di mana anda tidak mahu memasukkan diri anda sebagai BCC. Anda boleh mengikuti contoh yang sama dari atas dan menggunakannya kecuali jika subjek mengandungi pilihan perkataan khusus untuk menambahkan pengecualian. Dalam contoh ini, anda mungkin menggunakan arahan "tidak ikut serta", tetapi ini mungkin menimbulkan kekacauan dan juga ralat, kerana perkataan susulan sudah menjadi sebahagian daripada keadaan anda.
Anda mungkin lebih baik dengan kecuali jika dihantar kepada orang atau kumpulan awam atau kecuali jika diberikan kepada sebarang pengecualian kategori .
Tindakan
Ini adalah di mana anda "program" tindakan yang dikenakan oleh peraturan ini. Maksudnya, ini adalah di mana anda memilih apa yang berlaku kepada e-mel yang telah anda tetapkan syarat. Anda ingin memastikan bahawa e-mel yang dihantar oleh diri anda berakhir dalam peti masuk anda, tetapi, malangnya, automasi arahan BCC langsung tidak wujud di sini. Ini tidak bermakna bahawa anda tidak boleh meniru BCC.
Pertama sekali, pilih Cc mesej kepada orang atau kumpulan awam dalam langkah Tindakan Wizard Peraturan. Sekarang, klik orang atau kumpulan awam dan masukkan alamat e-mel anda. Ini adalah bagaimana anda memastikan bahawa e-mel yang anda hantar yang memenuhi syarat yang ditetapkan akan berakhir dalam peti masuk anda. Sekiranya anda tidak mahu alamat e-mel anda muncul secara terbuka dalam e-mel yang anda hantar, semak Move a copy ke pilihan folder yang dinyatakan dalam langkah pertama, klik pautan Folder Terhantungan, dan pilih peti masuk anda.
BCC dalam Peti Masuk anda
Tweak mel anda sendiri untuk memenuhi keperluan anda akan memberikan anda kelebihan yang besar dalam kerja anda. Ia akan memastikan bahawa peti masuk anda disusun dengan halus dan organisasi yang baik adalah penting dalam apa jua kerja. Sudah tentu, Wizard Peraturan Outlook mempunyai lebih banyak kes penggunaan daripada membuat BCC automatik. Bagaimanapun, berhati-hati merancang perkara-perkara dan memastikan bahawa pengecualian dan syarat tidak bertindih dan bahawa mereka merangkumi jenis email yang betul adalah penting.
Peraturan BCC auto buatan boleh membantu anda dalam menyusun peti masuk anda. Walau bagaimanapun, jika anda melakukannya dengan buruk, anda mungkin membanjiri peti masuk anda, membuat dan masalah yang lebih besar daripada yang anda berikan untuk menyelesaikannya.
Adakah anda menggunakan BCC automatik di Outlook? Bagaimana anda menetapkannya? Apakah pengecualian dan syarat yang anda gunakan dan apa peraturan lain yang anda buat?
