Pengertian kedua-dua istilah ini mungkin jelas kepada semua orang ketika pertama kali mula menggunakan e-mel, tetapi mereka cukup kuno hari ini. Kedua-dua CC dan BCC adalah cara menghantar salinan e-mel yang sama kepada beberapa penerima. CC bermaksud "Salinan Karbon" dan BCC bermaksud "Salinan Karbon Buta". Perbezaan antara keduanya ialah setiap penerima dapat melihat alamat yang anda tambahkan ke medan CC, sementara yang dalam bidang BCC tidak dapat dilihat.
Juga lihat artikel kami Pembekal Perkhidmatan E-mel Terbaik Terbaik
Tiga Bidang Penerima
Ia juga mudah untuk menambah alamat e-mel orang kepada salah satu bidang ini. Tetapi anda harus sentiasa mempertimbangkan siapa yang perlu menerima e-mel tertentu dan bagaimana. Ini bergantung pada perkara seperti hubungan anda, organisasi yang anda kerjakan, budaya, dan lokasinya.
Orang sering menggunakan bidang ini dengan tidak sesuai. Ini menjadikan tujuan e-mel kurang komprehensif kepada mereka yang menerimanya. Tetapi jika anda menggunakannya dengan betul, ia dapat membantu penerima anda tahu sama ada membaca e-mel anda harus menjadi antara keutamaan mereka atau tidak.
Anda boleh menaip alamat ke dalam tiga bidang berikut:
Kepada - Penerima dalam bidang ini adalah penonton utama mesej.
CC - Penerima ini akan mendapat salinan mesej, jadi hampir sama dengan menambahkan orang dalam medan Kepada.
BCC - Pengirim boleh memberitahu orang lain mengenai komunikasi yang berlaku secara discretely. Tiada siapa yang terlibat akan melihat alamat mereka.
Orang juga menggunakan BCC apabila mereka tidak mahu mengelirukan orang lain dengan senarai alamat yang sangat panjang. Selain itu, ia adalah pilihan yang baik apabila penerima tidak semestinya mengenal satu sama lain. Adalah juga penting untuk diperhatikan bahawa tidak ada sesiapa di CC atau BCC yang akan melihat mana-mana balasan penerima lain.
Cara Menggunakan Padang Ke
Jika anda mahu mencapai lapan orang, anda boleh meletakkan satu alamat dalam medan To dan tujuh yang lain dalam medan CC. Tetapi anda juga boleh meletakkan semua lapan daripada mereka dalam medan To. Ia tidak membuat banyak perbezaan kerana mereka semua akan menerima e-mel yang sama. Mereka akan dapat melihat semua penerima yang lain juga.
Walau bagaimanapun, perkara agak berbeza jika anda mengamalkan etika e-mel yang betul. Jika demikian, anda hanya perlu menambah penerima yang terus terjejas oleh mesej anda. Oleh itu, jika anda ingin meminta individu tertentu mengambil tindakan, letakkannya dalam medan To. Nama-nama sesiapa alamat yang anda letakkan di sana hendaklah dimasukkan pada awal e-mel. Sesuatu yang mudah seperti "Dear Andrea, Samantha, dan John" sepatutnya cukup.
Pendek kata, gunakan medan Kepada untuk menargetkan orang yang anda mahu mendesak untuk mengambil tindakan.
Bagaimana Menggunakan Bidang CC
Apabila anda meletakkan alamat dalam medan CC, senarai yang anda buat akan dapat dilihat oleh semua penerima. Fungsi utama medan CC ialah membiarkan penerima lain tahu bahawa komunikasi khusus ini sedang berlaku. Termasuk alamat medan ini seperti mengatakan "untuk maklumat sahaja". Dalam kes ini, anda hanya perlu mengharapkan tindak balas "baik untuk mengetahui" daripada penerima.
Di samping itu, orang juga merujuk kepada CC sebagai "Salinan Kesopanan".
Bagaimana Menggunakan Bidang BCC
Siapa pun alamat yang anda letakkan di medan BCC tidak akan dilihat oleh mana-mana penerima dalam medan Kepada dan CC. Jika anda mahu seseorang melihat kandungan e-mel tetapi tidak mengambil tindakan, tambahkan alamat mereka ke BCC. Ia juga merupakan pilihan yang baik untuk digunakan apabila anda ingin berkongsi maklumat yang sama dengan sekumpulan orang sekaligus tetapi tidak mahu mana-mana daripada mereka melihat siapa yang menerimanya.
Medan BCC juga sangat berguna dalam situasi sensitif atau hujah. Ini cara rahsia untuk membiarkan orang lain mendengar tanpa penerima mengetahui tentangnya. Contohnya, anda boleh menambah alamat pengurus anda ke medan BCC apabila pelanggan meminta bayaran balik.
Bagaimana Menggunakan Butang Semua Balas
Sekiranya anda menerima e-mel dan ingin membalas kepada penghantarnya, anda mempunyai dua pilihan - Balas dan Balas Semua. Butang Balas membolehkan anda membalas secara langsung kepada penghantar supaya tiada penerima lain dapat melihat mesej anda. Terdapat juga butang Balas Semua, yang secara automatik akan menghantar respons anda kepada semua penerima yang alamatnya berada dalam medan Kepada dan CC.
Walaupun mudah, butang Balas Semua tidak selalu menjadi pilihan yang baik. Anda hanya perlu menggunakannya apabila penting bagi semua penerima untuk menerima mesej anda.
Kebanyakan pengguna mengklik atau mengetuk butang ini tanpa menyedarinya. Ini boleh menjadi sangat menjengkelkan untuk penerima yang tidak berminat dengan jawapan anda. Mengklik butang ini secara tidak sengaja juga boleh menjadi sangat janggal, terutamanya jika anda berkongsi maklumat peribadi dengan pengirim dan tidak mahu peserta lain membacanya. Mengingat bagaimana anda menggunakan fungsi ini dapat menjimatkan banyak kekecewaan untuk semua orang yang terlibat.
Gunakan butang Balas Semua sahaja apabila benar-benar diperlukan bahawa pengarang asal dan orang lain pada senarai penerima melihat jawapan anda. Perbincangan kumpulan mengenai projek kerja merupakan contoh yang baik dalam hal ini.
Jangan gunakan pilihan Balas Semua apabila:
- Sekurang-kurangnya ada satu penerima yang tidak perlu melihat respons anda
- Mesej anda adalah sesuatu yang sangat mudah seperti "Baiklah" atau "Terima kasih!"
Perkara yang Perlu Diperhatikan
Ingatlah untuk selalu menjejaki siapa yang anda menghantar e-mel kepada dan mengapa. Gunakan medan Kepada, CC, dan BCC secara sedar dan etika e-mel anda akan bertambah baik.
Anda juga perlu menjejaki sama ada anda seorang penerima alamat (Kepada) atau sama ada anda menerima salinan karbon (CC). Dengan cara itu, anda boleh memutuskan sama ada e-mel memerlukan perhatian segera anda atau tidak.
Apabila menjawab e-mel, ia adalah yang terbaik untuk menghantar jawapan standard dan menambah penerima tambahan secara manual. Anda juga boleh menyalin alamat mereka dari e-mel asal untuk memudahkannya. Tetapi dalam sebarang keadaan, pastikan untuk menyemak semula senarai penerima sebelum anda menekan "Hantar".
